Automatischer Terminversand für eine bessere Planung
Kennen Sie das auch: Ich habe mich für ein Event angemeldet und will noch einmal kurz nachschauen, wann der Termin stattfindet, leider finde ich den Termin nicht in meinem digitalen Kalender. Haben ich etwa vergessen, einen anzulegen?
Normalerweise bekomme ich doch heutzutage ständig Termine zugeschickt – Hotelbuchungen, Flüge, selbst vom Friseur. Am besten ich hole das nach. Wann war der Termin noch gleich? Welche weiteren Informationen sollte ich mir besten noch dazu notieren? Eine Adresse wäre sicherlich hilfreich. Ich habe die Informationen zum Event per E-Mail bekommen. Am besten ich durchsuche meine E-Mail-Flut der letzten beiden Wochen – irgendwo werde ich die gesuchten Infos schon finden..
Wenn Sie sich hierin wiedererkennen, können Sie sicherlich verstehen, warum das eine ärgerliche Situation ist. In der Zeit, in der ich meine E-Mails durchsuche, könnte ich andere Dinge machen, die deutlich produktiver sind. Doch glauben Sie mir: es geht nicht nur Ihnen und mir so, sondern auch Ihren Mitarbeitern und Kollegen.
Die Lösung: Automatischer Terminversand
Um diesen Fall zu vermeiden, bietet es sich an, Termine automatisch versenden zu lassen. Sicherlich setzen auch Sie eine Vielzahl von Systemen ein, in denen Termine in der ein oder anderen Form eine Rolle spielen. Die erforderlichen Daten sind in den jeweiligen Systemen bereits vorhanden. Warum sollten wir sie also nicht nutzen, und in unsere digitalen Kalender integrieren?
Unter Umständen sagen Sie sich jetzt, dass die Daten ja bereits an zentraler Stelle abgelegt sind und Sie oder Ihre Mitarbeiter bei Bedarf Zugriff darauf haben. Doch überlegen Sie einmal, wo Sie zuerst nachschauen, wenn Sie Informationen zu einem bevorstehenden Termin benötigen. Wollen Sie sich jedes mal an einem System anmelden und die erforderlichen Infos heraussuchen? Oder bevorzugen Sie es, die Informationen zentral in Ihrem Kalender zu haben – ein zentraler Ablageort, an dem alle Daten zusammenlaufen und aus dem Sie jederzeit und überall die gerade relevanten Informationen herauslesen können. Ich persönlich bevorzuge auf jeden Fall die zweite Option, allein schon aufgrund der Zeitersparnis!
Automatischer Terminversand für eine bessere Planung
Termine in einem Lernmanagementsystem
Ein Beispiel für ein solches System, in dem Daten zu Terminen verwaltet werden, sind Lernmanagementsysteme (LMS). Sofern es sich bei der Weiterbildung um eine zeit- und ortsabhängige Veranstaltung handelt und nicht beispielsweise um ein E-Learning, können Sie davon profitieren, der Termin der Weiterbildung aus dem LMS in Ihren digitalen Kalender zu übertragen. Die benötigten Daten werden vom LMS in jedem Fall abgespeichert – die Frage ist nur, ob Ihr LMS auch in der Lage ist, diese in Form einer Kalendereinladung (iCal) zu versenden.
Natürlich ist ein automatischer Terminversand kein Allheilmittel. Wenn Sie in einer Branche tätig sind, in welcher der Großteil Ihrer Mitarbeiter keinen eigenen Arbeitsplatz mit Rechner und womöglich keine eigene E-Mail-Adresse hat, profitiert nur ein Teil Ihrer Mitarbeiter davon. Für die übrigen Mitarbeiter muss ein anderer Weg gefunden werden, um sie in ihrer Planung zu unterstützen.
Sollte jedoch der größte Teil Ihrer Mitarbeiter über eine E-Mail-Adresse und einen Rechnerzugang verfügen, so können Sie diese Mitarbeiter mit einem über das LMS automatisch versendeten Termin bei ihrer Planung auf einfache Art und Weise unterstützen. Termine geraten nicht mehr in Vergessenheit und können auch bei Änderungen schnell mit dem Vorgesetzten besprochen werden. Ein weiterer Vorteil: Ändert sich der Termin einer Weiterbildung, sehe ich sofort mögliche Konflikte mit anderen Terminen in meinem Kalender.
Auf den Geschmack gekommen?
Wenn Sie den bisher genannten Argumenten zustimmen und in Ihrem Unternehmen auf die SAP Learning Solution (LSO) als LMS setzen, dann interessiert Sie möglicherweise unser Add-On zur Integration von Outlook- und LotusNotes. Die Lösung wurde entwickelt, um die oben genannten Aspekte auch in der LSO umzusetzen.
Bei jeder Buchung, Stornierung oder Änderung eines Trainings wird automatisch ein Termin an den Lerner versendet, welchen er dann in seinem Outlook- oder LotusNotes-Kalender eintragen kann. Dabei integriert sich die Lösung in den SAP-Standard und arbeitet daher problemlos mit den standardmäßig bereits von der LSO versendeten Korrespondenzen zusammen. Der Termin wird einfach als weiterer Anhang an die bereits versendete Buchungs- oder Stornierungsbestätigung angefügt.
