Erfahrungsbericht: Outlookintegration der SAP LSO
Nach einem Gespräch mit der Personalentwicklungsabteilung stellte sich heraus, dass es aktuelle einen erheblichen Mehraufwand bedeutet die Schulungstermine aus der SAP LSO mit den Outlook Konten der Mitarbeiter abzugleichen.
Herausforderung Outlookintegration der SAP LSO
Aus diesem Grund wünschte sich der Kunde eine Möglichkeit das SAP die Termine automatisch versendet. Unser Berater nahm die Anforderung auf und fragte gleich noch einmal nach, wie sich die Fachabteilung eine ideale Integration vorstellen würde. Die Beschreibung lautete wie folgt:
Die ideale Integration bedeutet für uns, dass ein Mitarbeiter der sich über das Lernportal auf eine Schulung bucht auch einen Termin erhält, welcher mit den Trainingsinformationen in sein Outlook Kalender eingetragen wird. Zusätzlich muss das System in der Lage seine Änderungen des Mitarbeiters auch auf seinen Kalender zu übertragen. Das bedeutet, dass wenn ein Schulungstermin sich ändert oder das Training storniert wird ebenso eine Aktualisierung im Outlook vorgenommen wird. …
Unser Berater überlegte sich, ob er die Anforderungen umsetzen konnte. Von der IT wurde ihm klar geäußert, dass es nicht sehr teuer werden soll und auch keine Modifikation durchgeführt werden darf.
Unser Berater wusste, dass die SAP LSO standardmäßig einen Funktionsbaustein zur Verfügung stellt, der Termine zum Outlook System versendet. Dieser war nicht beim Kunden aktiviert, wodurch das ein sehr schneller Weg gewesen wäre einen Teil der Anforderungen zu erfüllen. Das Aktualisieren von Einträgen ist allerdings etwas schwieriger und im Standard so nicht vorgesehen.
Die Aktualisierung von Terminen in Outlook setzt voraus das in der Termindatei (.icr Format), die über SAP verschickt wird ein Bezug hergestellt wird. Um dies zu erreichen wird ein Element ID für jeden Termin erstellt. Der Standardbaustein erstellt zwar diesen Schlüssel, speichert ihn allerdings nicht ab, wodurch eine Aktualisierung nicht möglich ist.
Das ist sehr schade, da die SAP in anderen Bereichen diese Funktionalität zur Verfügung stellt. Es existieren sogar bereits Datenbanktabellen zur Verwaltung solcher Daten.
Lösungsansätze entwickeln
Um das Problem zu lösen erstellte unser Berater ein Konzept um die Anforderungen des Kunden zu realisieren. Dabei betrachtete er nicht nur die allumfassende Lösung machte auch zwei weitere Ansätze, die preislich niedriger ausfallen würden. Der erste Lösungsansatz bestand aus dem Einsatz des SAP Standard Bausteins. (niedriger Aufwand, deckt nicht alle Anforderungen ab). Der zweite Lösungsansatz sah vor, das beim Buchungs- und Stornierungsprozess ein Prozessschritt eingeführt wird, der den Terminversand koordiniert. Der Terminversand wird kundenindividuell entwickelt. Im letzten Lösungsansatz wurde das Framework zur Korrespondenzverwaltung um den Terminversand erweitert. Da bei jeder Buchung und Stornierung Formulare versendet werden ist es hier auch möglich den Terminversand anzubringen.
Unser Berater stellte dem Kunden die einzelnen Lösungsvorschläge vor und nannte noch einmal die Vor- und Nachteile jedes einzelnen Vorschlags. Der Kunde entschied sich zur Realisierung des 3. Lösungsvorschlags, da dieser am nächsten im Standard war und alle Anforderungen abdeckte. Die Kosten lagen für den Kunden im angemessenen Rahmen.
