Workday ERP

Neben SAP mit SuccessFactors, steht der US-amerikanische Anbieter Workday exemplarisch fĂŒr diesen Trend. Dessen modulartig aufgebaute Suite gehört mittlerweile zu den fĂŒhrenden Lösungen im HRIS-Umfeld. Mit seinem einheitlichen Design und der klaren Darstellung der Anwendungen hat Workday Kunden wie Google, Netflix oder TomTom bereits von sich ĂŒberzeugt.

Wie im IT-Umfeld allgegenwÀrtig, so verlagern sich auch im Bereich des Human-Resource-Information-Systems (HRIS) Aufgaben mehr und mehr in die Cloud.

E-Book: Workday

Was kann Workday? Geschichte und technisches Konzept der Cloud-Software sowie Voraussetzungen und Grenzen der EinfĂŒhrung.

Personalmanagement in der Cloud

Workday wurde 2015 vom ehemaligen Peoplesoft-GrĂŒnder Dave Duffield nach dem Verkauf von Peoplesoft an Oracle ins Leben gerufen. Unternehmensziel ist die Entwicklung ausschließlich Cloud-basierter Software fĂŒr Finanzwesen und Human Resources. Als erste Anwendung kam im November 2016 „Workday Human Capital Management“ auf den Markt, ein Jahr spĂ€ter folgte „Workday Financial Management“ – ein neuartiges Modell zur Verwaltung von UmsĂ€tzen, Ressourcen und Finanzen. Mit der Veröffentlichung von Workday 10 im MĂ€rz 2010 etablierte der Hersteller sein Konzept eines integrierten, zentralen Stammdatensystem fĂŒr Talentmanagement und Human Capital Management. Seit Oktober 2012 ist Workday an der New York Stock Exchange notiert. Zehn Jahre nach GrĂŒndung zĂ€hlte das Unternehmen mehr als 700 Kunden und ĂŒber 3.700 BeschĂ€ftigte weltweit.

Die Workday-Suite – „Power of 1“

Workday besteht aus insgesamt elf Modulen bzw. Teilprozessen, die feste Bestandteile der Suite und miteinander integriert sind. Ihre Vorteile spielt die Software-Suite am besten bei großen MittelstĂ€ndlern und Großunternehmen mit ĂŒber 1.000 BeschĂ€ftigten aus.

Die besonders starke Integration der einzelnen Module untereinander stellt Workday als sein zentrales Alleinstellungsmerkmal heraus. Basis ist das so genannte „Power of 1“-Konzept: Es gibt nur eine Version der Software, die jeder einsetzt. Die Software dient einer einheitlichen Anwender-Community und alle Module und Programme werden mit ein und derselben Programmiersprache entwickelt (Single Line of Code). Veraltete Releases und aufwĂ€ndige Upgrades gibt es fĂŒr Workday-Nutzer daher nicht, was fĂŒr eine hohe Innovationsgeschwindigkeit sorgt. Dies ist auch der Fall bei anderen Cloudlösungen – einzigartig bei Workday ist jedoch die Umsetzung des Konzepts.

Module

Workday ERPExpertise-Seite

Personalmanagement

Das Personalmanagement-Modul deckt alle Anforderungen an das Personalmanagement in einer einzigen HR-Management-Lösung ab und ist auf beliebigen – auch mobilen – EndgerĂ€ten lauffĂ€hig. Regionsspezifische Angebote und ArbeitsvertrĂ€ge können damit automatisiert erstellt und Probezeiten, TarifvertrĂ€ge, KĂŒndigungsfristen sowie Vertragsdaten der BeschĂ€ftigten verwaltet und BetriebsrĂ€te in relevante GeschĂ€ftsprozesse eingebunden werden.

Personalanalyse

Mit dem Analyse-Modul verschafft sich der Anwender einen umfassenden Überblick ĂŒber BeschĂ€ftigtendaten, kann Trends ĂŒberwachen, Risiken identifizieren und Chancen erkennen. Kontextbezogene Reports und Dashboards werden der FĂŒhrungskraft auf beliebigen EndgerĂ€ten angezeigt. So erhĂ€lt sie unmittelbaren Einblick in wichtige Personalkennzahlen in Echtzeit, kann darin Drill-downs bis zur Transaktionsebene durchfĂŒhren und direkt aus dem Report, Dashboard oder der Scorecard heraus entsprechende Maßnahmen starten.

Audits und interne Kontrollen

Audits und interne Kontrollen im Hinblick auf KonformitĂ€t mit dem Sarbanes-Oxley Act sind in der Workday Suite ĂŒber das Audit-Modul verankert. Compliance wird also von Beginn an in das Lösungs- und Prozessdesign eingeordnet, um mögliche geschĂ€ftliche Problempunkte abzudecken. Durch die integrierten Audit- und Kontrollmechanismen kann ein Unternehmen Sicherheits- und Managementkontrollen relativ einfach an seine operativen Ziele sowie Compliance- und Reporting-Anforderungen anpassen.

Personalplanung

Der Teilprozess Personalplanung schafft Transparenz ĂŒber die aktuelle Personalsituation und dem zukĂŒnftigen Personalbedarf. Mit dem Planungsmodul erhĂ€lt der HR-Sachbearbeiter oder die FĂŒhrungskraft Überblick ĂŒber Kompetenzen, Kosten, Mitarbeiterkategorien, Standorte und Leistung der Belegschaft. Wichtige Personalkennzahlen werden mithilfe von Scorecards kontrolliert und auf Basis dieser Informationen dynamische Headcount- und StellenplĂ€ne erstellt sowie Personalumstrukturierungen, -optimierungen und PlĂ€ne fĂŒr Fusionen und Übernahmen vorbereitet.

Recruiting

Das Recruiting-Modul bildet den Einstellungsprozess von Bewerber/innen anhand des Recruiting-Lebenszyklus ab. Es unterstĂŒtzt Unternehmen von der strategischen Personalplanung bis zum Onboarding neuer Mitarbeiter/innen und vermittelt einen vollstĂ€ndigen Überblick ĂŒber den gesamten Talent-Pool externer wie interner Kandidaten. Die FĂŒhrungskraft kann mit dem Modul vom Smartphone/Tablet aus Kandidatenprofile prĂŒfen, Feedback zu EinstellungsgesprĂ€chen geben, die nĂ€chste Person im Prozess benachrichtigen und weitere Maßnahmen einleiten.

Talentmanagement

Dieses Modul digitalisiert die Prozesse rund um die Talentförderung und -entwicklung. Die Kompetenzen jedes BeschĂ€ftigten können darĂŒber beurteilt und dokumentiert sowie Karriereziele mittels kollaborativer Tools und Check-in-GesprĂ€che gemeinsam definiert werden. Auch NachfolgeplĂ€ne fĂŒr jegliche Positionen lassen sich ĂŒber das Talentmanagement erstellen, verwalten und bewerten. Eine weitere wichtige Funktion ist die Identifizierung von Fluktuationsrisiken und -tendenzen, um abwanderungsgefĂ€hrdete LeistungstrĂ€ger langfristig an das Unternehmen zu binden.

Learning

Das Learning-Modul stellt eine vollumfĂ€ngliche Systemumgebung fĂŒr Lernmanagement und Weiterbildung  zur VerfĂŒgung. Kollaborative Lerninhalte (Peer-to-Peer), interaktive Medien und Learning-Management werden dort in einer einzigen Anwendung gebĂŒndelt. Die Inhalte lassen sich personalisiert fĂŒr bestimmte Rollen, Stellenwechsel oder Phasen des Personallebenszyklus zusammenstellen.

VergĂŒtung

Das Modul VergĂŒtung organisiert die VergĂŒtungsplanung im Unternehmen. Es bietet einen schnellen Überblick ĂŒber die aktuellen VergĂŒtungsdaten der Mitarbeiter/innen und zeigt in Echtzeit Anpassungen an diesen Daten. Kontextbezogene Analysen helfen dabei, bessere VergĂŒtungsentscheidungen zu treffen.

Benefits

Das Modul „Benefits“ liefert den BeschĂ€ftigten eine Übersicht aller fĂŒr sie relevanten Arbeitgeberleistungen. FĂŒhrungskrĂ€fte können darĂŒber eine beliebige Anzahl von LeistungsplĂ€nen, einschließlich Gesundheits-, Renten-, Versicherungs-, Wellness- und Flex-Optionen, entwerfen und implementieren sowie aktuelle Leistungen und die verursachenden Kosten einsehen.

Entgeltabrechnung

Das Workday-Modul fĂŒr die Entgeltabrechnung beinhaltet eine leistungsstarke und einfach zu bedienende Engine fĂŒr komplexeste Lohn- und Gehaltsabrechnungen aller BeschĂ€ftigten unabhĂ€ngig von ihrem Standort. Bislang ist die Personalabrechnungsanwendung nur in den USA, Kanada, Großbritannien und Frankreich erhĂ€ltlich. FĂŒr Unternehmen, die außerhalb dieser LĂ€nder Drittanbietersysteme einsetzen möchten (bzw. aus nationalen Anforderungen heraus mĂŒssen) oder die Mitarbeiter/innen in anderen LĂ€ndern beschĂ€ftigen, bietet der Hersteller zertifizierte und vorkonfigurierte Integrationslösungen zur Anbindung regionaler und lokaler Drittanbietersysteme an.

Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement

Das Zeitmanagement-Modul dient der Erfassung und Genehmigung von Arbeitszeiten, die sich damit von beliebigen EndgerĂ€ten aus erledigen lassen. Mitarbeiter/innen können in einem intuitiven Kalender UrlaubsansprĂŒche einsehen. FĂŒhrungskrĂ€fte erfahren, mit welchen Aufgaben ihre Teammitglieder beschĂ€ftigt sind und wie lange sie dazu benötigen. Das  Abwesenheitsmanagement unterstĂŒtzt beim Dokumentieren und Erfassen von UrlaubsantrĂ€gen, -salden und -ansprĂŒchen.

Vor- und Nachteile  

Der hohe Integrationsgrad der einzelnen Workday-Module und ihre ausschließliche Bereitstellung ĂŒber die Cloud eröffnet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen: Es gibt aufgrund des „Power of 1“-Konzeptes keine Release-Updates und (oft zeitraubende) Wechsel auf Nachfolgeversionen, sondern neue Anwendungen oder neue Funktionen werden mit geringem Aufwand zur VerfĂŒgung gestellt. Ab einem mittleren Zeitraum sind die Administrationskosten geringer als bei On-Premise-Lösungen; der Anwender kann durch Integrationsmöglichkeiten zu Drittsystemen außerdem relativ einfach ein noch stĂ€rkeres System aufbauen.

Workday setzt darauf, dass der Anwender alle HR-Prozesse mit den eigenen Modulen abdecken kann – ein Grund, weshalb die Prozesse so gut untereinander agieren können. Die Kehrseite davon: Das Anbinden weiterer Third-Party-Tools zur Abbildung von HR-Prozessen ist eher schwierig und kann bei großen Datenmengen lange dauern. Im Bereich der Entgeltabrechnung versucht der Hersteller ĂŒber seine Lösung „Workday Cloud Connect for Third-Party Payroll“ zu einer grĂ¶ĂŸeren Offenheit zu gelangen. Um andere HR-Systeme besser zu integrieren, bietet Workday außerdem seit geraumer Zeit „Workday Integration Cloud Connect“. Dabei handelt es sich um ein Portfolio vorgefertigter Konnektoren zu Lösungen und Diensten von Drittanbietern, die in der Workday-Cloud bereitgestellt werden. Mit zahlreichen Drittanbietern verwaltet Workday eine gemeinsame Roadmap, um sicherzustellen, dass die Integration aktuell bleibt.

FĂŒr den globalen Einsatz gedacht, ist Workday außerdem hauptsĂ€chlich auf die amerikanischen Unternehmensprozesse im HR zugeschnitten. Das kann mit Nachteilen fĂŒr alle LĂ€nder verbunden sein, in denen die Unternehmen durch rechtliche Auflagen an strengere Prozesse oder Visualisierungen gebunden sind.

Tipps zur EinfĂŒhrung

Aktuell verwenden Unternehmen eher lokale, historisch gewachsene Lösungen. Bei der EinfĂŒhrung eines globalen Systems wie Workday sollte daher darauf geachtet werden, nicht alle lokalen Prozesse abzubilden, sondern diese vorerst zu harmonisieren. Idealerweise sehen die ZustĂ€ndigen sich zunĂ€chst die Standardprozesse der Lösung an, hinterfragen darauf basierend die eigenen Prozesse und starten erst dann mit der Harmonisierung. Generell empfiehlt es sich, die abzubildenden Prozesse nicht zu komplex zu gestalten.

Die EinfĂŒhrung von Workday dauert in der Regel ein bis mehrere Jahre, wobei der Umfang von den abzubildenden Prozessen abhĂ€ngt. Stets im Auge behalten sollten die Verantwortlichen, welche ggf. vorhandenen Systeme zu integrieren sind, mit welchen Synchronisationszeiten zu rechnen ist und wie der Datentransfer im Einzelnen funktioniert.

Wird die Workday-Suite vollstĂ€ndig genutzt, ist sie ein funktional Ă€ußerst breitgefĂ€chertes Human Resource Information System. Aktuell setzen viele Unternehmen nur eine (kleine) Auswahl der einzelnen Module ein. Die Unternehmensleitung sollte daher von Anbeginn verdeutlichen, dass sich nicht alle Vorteile der Lösung vom ersten Tage an erschließen. Der Nutzen wird jedoch umso deutlicher, je mehr Module hinzukommen und mit den bestehenden interagieren.

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