Dirk Keke
 - 8. Januar 2018

Workday ERP

Neben SAP mit SuccessFactors, steht der US-amerikanische Anbieter Workday exemplarisch für diesen Trend. Dessen modulartig aufgebaute Suite gehört mittlerweile zu den führenden Lösungen im HRIS-Umfeld. Mit seinem einheitlichen Design und der klaren Darstellung der Anwendungen hat Workday Kunden wie Google, Netflix oder TomTom bereits von sich überzeugt.

Wie im IT-Umfeld allgegenw├Ąrtig, so verlagern sich auch im Bereich des Human-Resource-Information-Systems (HRIS) Aufgaben mehr und mehr in die Cloud.

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Was kann Workday? Geschichte und technisches Konzept der Cloud-Software sowie Voraussetzungen und Grenzen der Einf├╝hrung.

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Personalmanagement in der Cloud

Workday wurde 2015 vom ehemaligen Peoplesoft-Gr├╝nder Dave Duffield nach dem Verkauf von Peoplesoft an Oracle ins Leben gerufen. Unternehmensziel ist die Entwicklung ausschlie├člich Cloud-basierter Software f├╝r Finanzwesen und Human Resources. Als erste Anwendung kam im November 2016 ÔÇ×Workday Human Capital ManagementÔÇť auf den Markt, ein Jahr sp├Ąter folgte ÔÇ×Workday Financial ManagementÔÇť ÔÇô ein neuartiges Modell zur Verwaltung von Ums├Ątzen, Ressourcen und Finanzen. Mit der Ver├Âffentlichung von Workday 10 im M├Ąrz 2010 etablierte der Hersteller sein Konzept eines integrierten, zentralen Stammdatensystem f├╝r Talentmanagement und Human Capital Management. Seit Oktober 2012 ist Workday an der New York Stock Exchange notiert. Zehn Jahre nach Gr├╝ndung z├Ąhlte das Unternehmen mehr als 700 Kunden und ├╝ber 3.700 Besch├Ąftigte weltweit.

Die Workday-Suite ÔÇô ÔÇ×Power of 1ÔÇť

Workday besteht aus insgesamt elf Modulen bzw. Teilprozessen, die feste Bestandteile der Suite und miteinander integriert sind. Ihre Vorteile spielt die Software-Suite am besten bei gro├čen Mittelst├Ąndlern und Gro├čunternehmen mit ├╝ber 1.000 Besch├Ąftigten aus.

Die besonders starke Integration der einzelnen Module untereinander stellt Workday als sein zentrales Alleinstellungsmerkmal heraus. Basis ist das so genannte ÔÇ×Power of 1ÔÇť-Konzept: Es gibt nur eine Version der Software, die jeder einsetzt. Die Software dient einer einheitlichen Anwender-Community und alle Module und Programme werden mit ein und derselben Programmiersprache entwickelt (Single Line of Code). Veraltete Releases und aufw├Ąndige Upgrades gibt es f├╝r Workday-Nutzer daher nicht, was f├╝r eine hohe Innovationsgeschwindigkeit sorgt. Dies ist auch der Fall bei anderen Cloudl├Âsungen ÔÇô einzigartig bei Workday ist jedoch die Umsetzung des Konzepts.

Module

Workday ERPExpertise-Seite

Personalmanagement

Das Personalmanagement-Modul deckt alle Anforderungen an das Personalmanagement in einer einzigen HR-Management-L├Âsung ab und ist auf beliebigen ÔÇô auch mobilen ÔÇô Endger├Ąten lauff├Ąhig. Regionsspezifische Angebote und Arbeitsvertr├Ąge k├Ânnen damit automatisiert erstellt und Probezeiten, Tarifvertr├Ąge, K├╝ndigungsfristen sowie Vertragsdaten der Besch├Ąftigten verwaltet und Betriebsr├Ąte in relevante Gesch├Ąftsprozesse eingebunden werden.

Personalanalyse

Mit dem Analyse-Modul verschafft sich der Anwender einen umfassenden ├ťberblick ├╝ber Besch├Ąftigtendaten, kann Trends ├╝berwachen, Risiken identifizieren und Chancen erkennen. Kontextbezogene Reports und Dashboards werden der F├╝hrungskraft auf beliebigen Endger├Ąten angezeigt. So erh├Ąlt sie unmittelbaren Einblick in wichtige Personalkennzahlen in Echtzeit, kann darin Drill-downs bis zur Transaktionsebene durchf├╝hren und direkt aus dem Report, Dashboard oder der Scorecard heraus entsprechende Ma├čnahmen starten.

Audits und interne Kontrollen

Audits und interne Kontrollen im Hinblick auf Konformit├Ąt mit dem Sarbanes-Oxley Act sind in der Workday Suite ├╝ber das Audit-Modul verankert. Compliance wird also von Beginn an in das L├Âsungs- und Prozessdesign eingeordnet, um m├Âgliche gesch├Ąftliche Problempunkte abzudecken. Durch die integrierten Audit- und Kontrollmechanismen kann ein Unternehmen Sicherheits- und Managementkontrollen relativ einfach an seine operativen Ziele sowie Compliance- und Reporting-Anforderungen anpassen.

Personalplanung

Der Teilprozess Personalplanung schafft Transparenz ├╝ber die aktuelle Personalsituation und dem zuk├╝nftigen Personalbedarf. Mit dem Planungsmodul erh├Ąlt der HR-Sachbearbeiter oder die F├╝hrungskraft ├ťberblick ├╝ber Kompetenzen, Kosten, Mitarbeiterkategorien, Standorte und Leistung der Belegschaft. Wichtige Personalkennzahlen werden mithilfe von Scorecards kontrolliert und auf Basis dieser Informationen dynamische Headcount- und Stellenpl├Ąne erstellt sowie Personalumstrukturierungen, -optimierungen und Pl├Ąne f├╝r Fusionen und ├ťbernahmen vorbereitet.

Recruiting

Das Recruiting-Modul bildet den Einstellungsprozess von Bewerber/innen anhand des Recruiting-Lebenszyklus ab. Es unterst├╝tzt Unternehmen von der strategischen Personalplanung bis zum Onboarding neuer Mitarbeiter/innen und vermittelt einen vollst├Ąndigen ├ťberblick ├╝ber den gesamten Talent-Pool externer wie interner Kandidaten. Die F├╝hrungskraft kann mit dem Modul vom Smartphone/Tablet aus Kandidatenprofile pr├╝fen, Feedback zu Einstellungsgespr├Ąchen geben, die n├Ąchste Person im Prozess benachrichtigen und weitere Ma├čnahmen einleiten.

Talentmanagement

Dieses Modul digitalisiert die Prozesse rund um die Talentf├Ârderung und -entwicklung. Die Kompetenzen jedes Besch├Ąftigten k├Ânnen dar├╝ber beurteilt und dokumentiert sowie Karriereziele mittels kollaborativer Tools und Check-in-Gespr├Ąche gemeinsam definiert werden. Auch Nachfolgepl├Ąne f├╝r jegliche Positionen lassen sich ├╝ber das Talentmanagement erstellen, verwalten und bewerten. Eine weitere wichtige Funktion ist die Identifizierung von Fluktuationsrisiken und -tendenzen, um abwanderungsgef├Ąhrdete Leistungstr├Ąger langfristig an das Unternehmen zu binden.

Learning

Das Learning-Modul stellt eine vollumf├Ąngliche Systemumgebung f├╝r Lernmanagement und Weiterbildung┬á zur Verf├╝gung. Kollaborative Lerninhalte (Peer-to-Peer), interaktive Medien und Learning-Management werden dort in einer einzigen Anwendung geb├╝ndelt. Die Inhalte lassen sich personalisiert f├╝r bestimmte Rollen, Stellenwechsel oder Phasen des Personallebenszyklus zusammenstellen.

Verg├╝tung

Das Modul Verg├╝tung organisiert die Verg├╝tungsplanung im Unternehmen. Es bietet einen schnellen ├ťberblick ├╝ber die aktuellen Verg├╝tungsdaten der Mitarbeiter/innen und zeigt in Echtzeit Anpassungen an diesen Daten. Kontextbezogene Analysen helfen dabei, bessere Verg├╝tungsentscheidungen zu treffen.

Benefits

Das Modul ÔÇ×BenefitsÔÇť liefert den Besch├Ąftigten eine ├ťbersicht aller f├╝r sie relevanten Arbeitgeberleistungen. F├╝hrungskr├Ąfte k├Ânnen dar├╝ber eine beliebige Anzahl von Leistungspl├Ąnen, einschlie├člich Gesundheits-, Renten-, Versicherungs-, Wellness- und Flex-Optionen, entwerfen und implementieren sowie aktuelle Leistungen und die verursachenden Kosten einsehen.

Entgeltabrechnung

Das Workday-Modul f├╝r die Entgeltabrechnung beinhaltet eine leistungsstarke und einfach zu bedienende Engine f├╝r komplexeste Lohn- und Gehaltsabrechnungen aller Besch├Ąftigten unabh├Ąngig von ihrem Standort. Bislang ist die Personalabrechnungsanwendung nur in den USA, Kanada, Gro├čbritannien und Frankreich erh├Ąltlich. F├╝r Unternehmen, die au├čerhalb dieser L├Ąnder Drittanbietersysteme einsetzen m├Âchten (bzw. aus nationalen Anforderungen heraus m├╝ssen) oder die Mitarbeiter/innen in anderen L├Ąndern besch├Ąftigen, bietet der Hersteller zertifizierte und vorkonfigurierte Integrationsl├Âsungen zur Anbindung regionaler und lokaler Drittanbietersysteme an.

Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement

Das Zeitmanagement-Modul dient der Erfassung und Genehmigung von Arbeitszeiten, die sich damit von beliebigen Endger├Ąten aus erledigen lassen. Mitarbeiter/innen k├Ânnen in einem intuitiven Kalender Urlaubsanspr├╝che einsehen. F├╝hrungskr├Ąfte erfahren, mit welchen Aufgaben ihre Teammitglieder besch├Ąftigt sind und wie lange sie dazu ben├Âtigen. Das ┬áAbwesenheitsmanagement unterst├╝tzt beim Dokumentieren und Erfassen von Urlaubsantr├Ągen, -salden und -anspr├╝chen.

Vor- und Nachteile  

Der hohe Integrationsgrad der einzelnen Workday-Module und ihre ausschlie├čliche Bereitstellung ├╝ber die Cloud er├Âffnet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen: Es gibt aufgrund des ÔÇ×Power of 1ÔÇť-Konzeptes keine Release-Updates und (oft zeitraubende) Wechsel auf Nachfolgeversionen, sondern neue Anwendungen oder neue Funktionen werden mit geringem Aufwand zur Verf├╝gung gestellt. Ab einem mittleren Zeitraum sind die Administrationskosten geringer als bei On-Premise-L├Âsungen; der Anwender kann durch Integrationsm├Âglichkeiten zu Drittsystemen au├čerdem relativ einfach ein noch st├Ąrkeres System aufbauen.

Workday setzt darauf, dass der Anwender alle HR-Prozesse mit den eigenen Modulen abdecken kann ÔÇô ein Grund, weshalb die Prozesse so gut untereinander agieren k├Ânnen. Die Kehrseite davon: Das Anbinden weiterer Third-Party-Tools zur Abbildung von HR-Prozessen ist eher schwierig und kann bei gro├čen Datenmengen lange dauern. Im Bereich der Entgeltabrechnung versucht der Hersteller ├╝ber seine L├Âsung ÔÇ×Workday Cloud Connect for Third-Party PayrollÔÇť zu einer gr├Â├čeren Offenheit zu gelangen. Um andere HR-Systeme besser zu integrieren, bietet Workday au├čerdem seit geraumer Zeit ÔÇ×Workday Integration Cloud ConnectÔÇť. Dabei handelt es sich um ein Portfolio vorgefertigter Konnektoren zu L├Âsungen und Diensten von Drittanbietern, die in der Workday-Cloud bereitgestellt werden. Mit zahlreichen Drittanbietern verwaltet Workday eine gemeinsame Roadmap, um sicherzustellen, dass die Integration aktuell bleibt.

F├╝r den globalen Einsatz gedacht, ist Workday au├čerdem haupts├Ąchlich auf die amerikanischen Unternehmensprozesse im HR zugeschnitten. Das kann mit Nachteilen f├╝r alle L├Ąnder verbunden sein, in denen die Unternehmen durch rechtliche Auflagen an strengere Prozesse oder Visualisierungen gebunden sind.

Tipps zur Einf├╝hrung

Aktuell verwenden Unternehmen eher lokale, historisch gewachsene L├Âsungen. Bei der Einf├╝hrung eines globalen Systems wie Workday sollte daher darauf geachtet werden, nicht alle lokalen Prozesse abzubilden, sondern diese vorerst zu harmonisieren. Idealerweise sehen die Zust├Ąndigen sich zun├Ąchst die Standardprozesse der L├Âsung an, hinterfragen darauf basierend die eigenen Prozesse und starten erst dann mit der Harmonisierung. Generell empfiehlt es sich, die abzubildenden Prozesse nicht zu komplex zu gestalten.

Die Einf├╝hrung von Workday dauert in der Regel ein bis mehrere Jahre, wobei der Umfang von den abzubildenden Prozessen abh├Ąngt. Stets im Auge behalten sollten die Verantwortlichen, welche ggf. vorhandenen Systeme zu integrieren sind, mit welchen Synchronisationszeiten zu rechnen ist und wie der Datentransfer im Einzelnen funktioniert.

Wird die Workday-Suite vollst├Ąndig genutzt, ist sie ein funktional ├Ąu├čerst breitgef├Ąchertes Human Resource Information System. Aktuell setzen viele Unternehmen nur eine (kleine) Auswahl der einzelnen Module ein. Die Unternehmensleitung sollte daher von Anbeginn verdeutlichen, dass sich nicht alle Vorteile der L├Âsung vom ersten Tage an erschlie├čen. Der Nutzen wird jedoch umso deutlicher, je mehr Module hinzukommen und mit den bestehenden interagieren.

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Dirk Keke

Dirk Keke

Mein Name ist Dirk Kellmann und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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