SuccessFactors Learning – Struktur per Curriculum oder Program?
Welche Vor- und Nachteile bringt die Verwendung von Curricula und Programs in SuccessFactors Learning zur Strukturierung von Lerninhalten mit sich?
SuccessFactors Learning startete bei seiner Einführung zunächst nur mit Curricula. Mitte des Jahres 2014 wurde dann mit Programs eine alternative Möglichkeit eingeführt, Inhalte des Learning Management Systems (LMS) zu strukturieren und Nutzern zugänglich zu machen.
Mit wachsenden Möglichkeiten und Features über die diversen SuccessFactors Releases der vergangenen Quartale sind auch die Entscheidungskriterien vielfältiger und charakteristischer geworden. Der nachfolgende Beitrag bietet eine Übersicht über jene Entscheidungskritierien von Curricula und Programs sowie typische Anwendungsbeispiele der Praxis.
Wann Curricula, wann Programs?
Curricula empfehlen sich für periodisch auftretende Inhalte mit eventuellem Retraining Bedarf und für stark regulierte Inhalte, welche Compliance Richtlinien des Unternehmens beeinflussen.
Programs sind die beste Wahl bei Inhalten, die logisch und visuell im Rahmen einer Agenda in Lernabschnitte strukturiert werden sollen, sowie für Inhalte, die außerhalb des LMS liegen.
Curricula und Programs sind zwei Waagschalen derselben Waage: werden die Tracking- und Reportingfunktionen eines Curriculums benötigt, so ist dafür die Flexibilität der Gestaltung und des Inhalts eines Programs aufzugeben und umgekehrt.
Program mit Lernabschnitten
Zwei typische Anwendungsbeispiele für beide Strukturierungsarten in SuccessFactors Learning
Die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens wird jährlich einem Retrainingsprozess unterzogen. Im Rahmen dieses Prozesses absolviert jeder Mitarbeiter ein im LMS hinterlegtes Curriculum, das ihn über die regulatorischen Änderungen des aktuellen Jahres sowie die generell geltenden Buchhaltungsgrundsätze des Unternehmens informiert. Der Mitarbeiter beendet das Curriculum durch Bestehen eines Tests, welcher die vermittelten Inhalte prüft. Jeder Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung, unabhängig davon, ob er die Schulung im vergangenen Jahr bereits absolviert hat, wird im aktuellen Jahr daran teilnehmen müssen. Das Bestehen ist Voraussetzung für die Fortführung der Tätigkeit in der Buchhaltung, ansonsten ist eine Wiederholung des Curriculums notwendig.
An diesem Beispiel wird ersichtlich, dass der hohe Grad an notwendiger Compliance sowie die Regelmäßigkeit des Retrainings nur durch ein Curriculum abgebildet werden können.
Onboardingprozesse
Alle neuen Mitarbeiter erhalten im Rahmen ihres Onboardingprozesses ein Informationspaket zu ihrem neuen Unternehmen. Enthalten sind unter anderem ein Willkommens-Video des CEOs, Verweise auf externe Studien über die Marktpositionierung des Unternehmens im Vergleich zum Wettbewerb und Informationen zu Arbeitgeberleistungen, die der Mitarbeiter in Anspruch nehmen kann. Es ist sinnvoll, dass der neue Mitarbeiter das Willkommens-Video des CEOs zuerst sieht. Zudem ist hier keine Überprüfung des Lernfortschritts oder möglicher Genehmigungen zur Ansicht des Videos notwendig, weshalb ein Program das Mittel der Wahl ist, um den enthaltenen Content in Abschnitte zu strukturieren. Nach grundlegenden Informationen zu Vision und Unternehmenszweck könnten im nächsten Abschnitt die externen Links zu Studien über das Unternehmen untergebracht werden.
In diesem Beispiel ist Reihenfolge der Inhalte sowie die Möglichkeit, auf Inhalte außerhalb des LMS zu verweisen, wichtig, weshalb ein Program verwendet wird.
SuccessFactors Learning: Curriculum vs. Program
In Anwendungsfällen, in denen eine Zuordnung nicht so offensichtlich ist, wie in den oben genannten Beispielen, kann ein Blick auf die nachfolgende Tabelle weiterhelfen. Aufgelistet sind die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale für Curricula und Programs im direkten Vergleich.
| Eigenschaft | Curriculum | Program |
|---|---|---|
| Learning Item Voraussetzungen | Entscheidend ist für die Möglichkeit der Teilnahme, ob der User alle Voraussetzungen erfüllt | Jegliche Voraussetzungen, die auf Item Ebene gesetzt wurden, werden ignoriert |
| Learning Item Genehmigungen | Teilnahme ist nur möglich, wenn alle benötigten Genehmigungen (z.B. vom direkten Vorgesetzten) vorliegen | Jegliche Genehmigungen, die auf Item Ebene gesetzt wurden, werden ignoriert |
| Learning Item Deadlines | Werden analog übernommen | Alle Deadlines von Learning Items werden ignoriert. Die Deadlines zur Erledigung der Items sind implizit durch die Dauer des Programs festgelegt |
| Abschluss und Compliance | Ein User kann aus verschiedenen Gründen compliant sein ohne das Curriculum abgeschlossen zu haben. Dieser Status kann sich durch Retraining jederzeit ändern | Jeder Nutzer hat das Program entweder abgeschlossen oder nicht abgeschlossen |
| Abschlusszertifikat | Zertifikate können nur auf Learning Item Ebene erhalten werden, nicht für das Curriculum | Abschlusszertifikat für das Programm möglich |
| Lerninhalt | Es sind nur Learning Management System interne Inhalte zulässig, d.h. Learning Items und andere Curricula | Sowohl interne, als auch externe Inhalte (Links, Veranstaltungen externer Dienstleister, etc.) sind zugelassen |
| Retraining | Vollständig unterstützt zur Sicherstellung von Compliance | Keine Unterstützung. Soll ein User das Program wiederholen, so muss es erneut zugewiesen werden |
| Anrechnen vorheriger Abschlüsse | Eigens konfigurierte Anrechnung auf Curriculum Ebene ermöglicht teilweise Anrechnung | Eigens konfigurierte Anrechnung auf Item Ebene ermöglicht teilweise Anrechnung |
| Zuweisungsreihenfolge | Nutzer hat gleichzeitige Einsicht in alle Learning items, die jeweils eigene Deadlines besitzen | Aktivitäten werden nach Eingabe des gewünschten Zeitraums selektiv dargestellt |
| Voraussetzungs-Pools | Unterstützt Voraussetzungsprüfung und -zuweisung auf Basis von Pools/ Gruppen von Voraussetzungen | Nicht unterstützt |
| Kontrolle von Änderungen | Jegliche Änderung wird an alle User weitergegeben, um Standardisierung zu gewährleisten | Weitergabe der Änderungen entweder an alle eingeschriebenen User oder lediglich alle sich neu einschreibenden User möglich |
| Registrierung | Nutzer müssen sich für Scheduled Offerings manuell registrieren, damit benötigte Genehmigungen geprüft werden können | Nutzer können automatisch bei Scheduled Offerings registriert werden, wenn sie einem bestimmten Program zugeordnet sind |
| Commerce Modul | Unterstützt | Nicht unterstützt |
Gegebenenfalls benötigt der vorliegende Fall die Einbindung des Commerce Moduls zum finanziellen Tracking der Lerninhalte. Oder ein User kann an einem Learning Item nur teilnehmen, wenn er die Voraussetzungen eines Learning Pools erfüllt, beispielsweise indem er 4 von 5 Items einer Itemgruppe erfolgreich abgeschlossen hat. Diese unterschiedlich ausgeprägten Eigenschaften beider Strukturierungsarten geben einen guten Leitfaden dafür, wie der vorliegende Inhalt für seine Nutzer in optimaler Weise zu strukturieren ist.
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