Wie Cloudsoftware das Personalwesen verändert

Herausforderung

Der Einsatz von Cloudsoftware in Personalabteilungen zur Abbildung von Geschäftsprozessen kommt immer häufiger vor. Und noch viel häufiger kommt es vor, dass Kunden mich anrufen und fragen, was kommt auf mich zu, wenn ich eine Cloudlösung einführen möchte.

Diese Frage impliziert irgendwie, dass durch den Einsatz von Cloud Lösungen sich etwas ändert und genau auf dieses Thema möchte ich etwas genauer eingehen.

Ein Artikel aus der aktuellen CIO zeigt dies sehr anschaulich anhand einiger Beispiele von Kunden, welche vor kurzem auf Cloud Lösungen im HR Bereich gewechselt sind, auf.  Der Artikel beleuchtet die Unternehmen Brooks Brothers und City Year und zeigt die Herausforderungen auf, denen sich die beiden gestellt haben, als der Wechsel vollzogen wurde.

Die Herausforderungen waren:

• Viele HR Prozesse sind historisch gewachsen und häufig sehr individuell
• Der Einsatz von Papier ist auch heute noch sehr häufig anzutreffen
• Die Prozesse verursachen einen hohen Administrativen Aufwand bei der Pflege der Daten
• Softwarelösungen im HR Umfeld sollen heutzutage auch sexy und intuitiv sein
• Mehrwertdiskussionen für den Einsatz von Cloudlösungen sind häufig eher schwierig.

Die Lösung für alle diese Probleme soll die Cloud liefern . Doch natürlich bringt ein neues System auch neue Ansätze, weswegen wir hier einmal etwas genauer hinsehen.

Viele HR Prozesse sind historisch gewachsen und häufig sehr individuell

Im Laufe der letzten Jahre hat sich das Personalwesen stark verändert. Wenn in der Vergangenheit die Personalarbeit hauptsächlich darin bestand die Abrechnungen für die Mitarbeiter zu erstellen, wird heutzutage der Mitarbeiter im Fokus gesetzt und durch die Unterstützung zahlreicher Geschäftsprozesse dazu befähigt seine Arbeit so gut es geht zu erledigen.
Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren viel Geld ausgegeben um ihre HR-Prozesse mit Hilfe von On Premise Systemen umzusetzen. Diese sehen selbstverständlich aktuell natürlich keinen Bedarf darin, nun noch mehr Geld dafür auszugeben um die Prozesse für eine Cloud-Lösung vorzubereiten.
Hier wäre allerdings zu beachten, dass durch den Einsatz einer Cloud Lösung auch der ideale Zeitpunkt geschaffen wird um aktuelle HR Prozesse zu reviewen und zu optimieren. Auch aktuelle Cloudlösungen können bis zu einem gewissen Grad angepasst werden und meistens wird sich tatsächlich schnell geeinigt, wo etwas noch nachgebessert wird. Sei es in der Konfiguration der Cloud Lösung oder  im HR Prozess.

Der Einsatz von Papier ist auch heute noch sehr häufig anzutreffen / Die Prozesse verursachen einen hohen Administrativen Aufwand bei der Pflege der Daten 

Aktuelle Fallstudien zeigen, dass über 60% der alltäglichen Arbeit in HR Abteilungen aus administrative Aufgaben besteht. Gleich auf beschweren sich Mitarbeiter der Fachabteilungen, dass Sie zu wenig Zeit haben um ihre Ziele zu erreichen. Bei genauerer Betrachtung der Situation vor Ort ergibt sich meistens, dass viele administrative Schritte einfach nur vorliegen, da immer wieder Daten aus Excel Tabellen oder aus Papierform in ein System überführt werden müssen um dort einen Prozess anzusteuern.  Durch das Einführen eines Cloudsystems konnte das Unternehmen Brooks Brothers 15 Papier basierte Prozesse auflösen und dadurch eine Steigerung der Produktivität um ca. 10% erreichen.  Dies zeigt, dass administrative Aufgaben in Zukunft nicht gänzlich verschwinden werden, aber eine Effizienzsteigerung hier sehr gut möglich ist.

Softwarelösungen im HR Umfeld sollen heutzutage auch sexy und intuitiv sein

Dieser Punkt wird häufig in den Fachabteilungen bei der Festlegung benannt. Leider fehlt es hier aktuell noch an durchsetzungsstärke um als entscheidenden Mehrwert aufgeführt zu werden. Tatsächlich zeigt sich hier eher, dass die Akzeptanz moderner Lösungen um ein Vielfaches höher ist und der tatsächliche Mehrwert eher indirekt wahrgenommen wird. Aktuelle Studien zeigen, das der Einsatz durch moderne Technologien, beispielsweise Mobile Anwendungen, immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Mehrwertdiskussionen für den Einsatz von Cloudlösungen sind häufig eher schwierig

Hier sollte beachtet werden, dass in vielen Fällen der Mehrwert anfangs nur aus Sicht der Personalabteilung aufgezeigt wird. Die Einführung eines HR Systems und die damit verbundene abgebildete Umsetzung der Geschäftsprozesse liefert unternehmensweit Mehrwerte, welche erst später aufgezeigt werden. Dadurch fällte s einigen Fachabteilungen schwer das Thema Cloud richtig zu platzieren.

Berichte von Unternehmen, welche bereits auf Cloud Lösungen umgestiegen sind, zeigen, dass auch mit Cloudlösungen nicht der heilige Gral der Personalarbeit erfunden wurde. Jedoch wird die Personalarbeit auf ein neues Level gesetzt, indem nicht nur ein modernes Layout den Konsumenten geboten wird sondern auch Geschäftsprozesse verbessert werden. Dies führt fasst immer dazu, das der strategische Aspekt der Personalarbeit mehr in den Fokus rückt.
Ob aktuell der richtige Zeitpunkt ist um in die Cloud zu wechseln muss allerdings jedes Unternhemen selber entscheiden.

Haben Sie sich bereits mit dem Thema Cloud auseinander gesetzt? Oder vielleicht schon selber Erfahrungen mit Cloud Lösungen gesammelt?
Ich möchte zu einer Diskussion anregen und Sie bitten ihre Fragen oder Erkenntnisse in den Kommentarbereich zu posten.