Markus Wolle
 - 30. September 2019

Tabellen-Berichte in SuccessFactors

Das Report Center bzw. Bericht-Center in SuccessFactors bietet verschiedene Report-Typen. Mit dem Tabellen-Bericht (Table Report) können Reports besonders schnell erstellt werden. Doch wie sollten Sie am besten vorgehen und welche Funktionen bietet SuccessFactors? Im folgenden Blog-Beitrag werden ich Ihnen zeigen, wie Sie Tabellen-Berichte erstellen und konfigurieren können.

Früher wurde der Tabellen-Bericht in SuccessFactors als Ad-Hoc Report bezeichnet. Der Name kommt nicht von ungefähr. Sie können mit dem Report direkt auf Live-Daten zugreifen. Gleichzeitig soll es dem Benutzer leicht gemacht werden, Reports zu erstellen. Der Aufwand zum Erstellen des Tabellen-Berichts soll möglichst klein gehalten werden.

So legen Sie den Tabellen-Bericht an

Die Anlage des Reports beginnt im Report Center. Sie erreichen das Report Center über das Hauptmenü. Wenn Sie im Report Center einen neuen Tabellen-Bericht anlegen, müssen Sie sich zunächst entscheiden, wie Sie die dargestellten Informationen strukturieren möchten. Folgende Auswahlmöglichkeiten erscheinen:

  • Single Domain (Einzeldomäne)
  • Cross Domain (domänenübergreifend)
  • Multi Domain (mehrere Domänen)

Domains (Domänen) ist eine Einteilung der Daten, auf die Sie zugreifen können. Die Daten kommen aus den verschiedenen SuccessFactors Modulen. Dabei entspricht aber eine Domain nicht gleich einem Modul. Vielmehr können pro Modul mehrere Domains existieren. Beispielsweise gibt es für das Modul Employee Central die Domains „Job Information“ (Stelleninformationen) und „Person and Employment Info“ (Angaben zur Person und zu Beschäftigungsverhältnissen). Man kann sich das als eine Tabelle mit Spalten vorstellen, die eine bestimmte Themen-Überschrift bekommt.

Single Domain ist die Standard-Auswahl und erlaubt die Abfrage der Daten einer einzigen Domain. Bei Cross Domain können Informationen von mehreren Domains abgefragt werden. Hier besteht die Besonderheit, dass die Domains über einen „Join“ verknüpft werden müssen. Das heißt, Sie bekommen am Ende eine Ergebnisliste, die mit Informationen verknüpfter Domains angereichert werden kann. Eine ausführliche Erklärung dazu erfolgt später im Blog-Beitrag (Abschnitt „Relationship“). Die dritte Auswahlmöglichkeit ist Multi Domain. Auch hier können Sie mehrere Domains auswählen. Allerdings werden diese nicht miteinander verknüpft. Jeder Domain-Typ wird in einem eigenen Tab dargestellt.

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Report-Builder zum Tabellen-Bericht

Nach der Auswahl der Domain öffnet sich der Report-Builder. Im Report-Builder erscheint am oberen Bildrand ein Prozess mit verschiedenen Schritten.

Report Builder in SuccessFactors für Tabellen-Berichte

Report Builder in SuccessFactors für Tabellen-Berichte

Wenn Sie einen Tabellen-Bericht anlegen möchten, müssen Sie folgenden Schritte durchführen:

  1. General Info (Allgemeine Info)
  2. People (Personen)
  3. Data Sets (Datensätze)
  4. Columns (Spalten)
  5. Configuration (Konfiguration)
  6. Filters (Filter)
  7. Relationships (Beziehungen)

Einige Schritte davon sind optional oder erscheinen nur, wenn Sie bestimmte Domains auswählen. Wie Sie dabei am besten vorgehen, erkläre ich im Folgenden.

General Info – Allgemeine Info

Hier können Sie den Report Namen sowie die Beschreibung festlegen. Außerdem können Sie hier die Report Priority definieren. Anhand dieser Angabe priorisiert der Job Scheduler die Ausführung des Reports, sofern dafür ein Job eingeplant wurde.

People – Personen

Hier können Personen und Gruppen festgelegt werden, die in der Ergebnisliste erscheinen sollen. Die Eingabe des Team Managers „Ahmad Wan“ hat zur Folge, dass alle seine unterstellten Mitarbeiter für die Ausgabeliste berücksichtigt werden:

People Konfiguration in SuccessFactors für Tabellen-Berichte

People Konfiguration in SuccessFactors für Tabellen-Berichte

Neben der Eingabe eines festen Namens gibt es auch die Option „Logged In User“ (angemeldeter Benutzer). Damit wird immer das Team von der Person angezeigt, die den Report gerade ausführt.

Data Sets – Datensätze

Der Reiter „Data Sets“ erscheint nur bei der Auswahl von Domains zu Performance Management, Goal Management oder Compensation Planning. Beispielsweise kann man bei der Development Goal Domain bestimmen, ob nur die Daten von bestimmten Zielplänen berücksichtigt werden sollen:

Data Sets Konfiguration in SuccessFactors für Tabellen-Berichte

Data Sets Konfiguration in SuccessFactors für Tabellen-Berichte

Columns – Spalten

Dieser Reiter ist selbsterklärend. Sie können hier festlegen, welche Spalten in der Ergebnisliste erscheinen soll. Außerdem können Sie hier die Reihenfolge definieren, sowie einige Formatierungsoptionen nutzen (z.B. Gruppierung).

Configuration – Konfiguration

Der Report Builder liefert Ihnen verschiedene Funktion, um die Report Felder anzupassen. Die beiden Hauptfunktionen sind DataType Configuration (Datentyp-Konfiguration) und Show Value ID configuration (Wert / ID Konfiguration). Mit den Funktionen kann die Form der Ausgabe angepasst werden. DataType Configuration ermöglicht Ihnen einzustellen, ob eine Spalte als Datum oder Zeitstempel angezeigt werden soll. Durch Show Value ID configuration können Sie bei Feldern mit einer Auswahlliste wählen, ob die Ausgabe als Wert (z.B. „ja“ oder „nein“) oder als ID (z.B. „1“ oder „2“) angezeigt werden soll.

Schritt "Configuration" in SuccessFactors für Tabellen-Berichte

Schritt „Configuration“ in SuccessFactors für Tabellen-Berichte

Filters – Filter

Im SuccessFactors Reporting können Sie die Ausgabemenge mit Filterfunktionen weiter verfeinern. Die beiden Hauptfunktionen sind „By My Selection“ und „By Rule“. Mit der ersten Option können Sie gezielt einzelne Werte anhaken, die angezeigt werden sollen. Mit „By Rule“ können bestimmte Wertebereiche gefiltert werden (z.B. größer als Wert x).

Relationships – Beziehungen

Der Reiter Relationships erscheint nur bei dem Table Report Typ „Cross Domain“. Sie müssen definieren, wie Sie die verschiedenen Domains miteinander verknüpfen wollen. Die Verknüpfung erfolgt über einen sogenannten „Join“. Damit bestimmen Sie wie zwei Tabellen (bzw. Domains) miteinander verknüpft werden. Sie können sich das folgendermaßen vorstellen: Domain 1 ist eine Tabelle mit bestimmten Spalten. Bei einem Join wird diese Tabelle mit den Spalten von Domain 2 erweitert. Am Ende haben sie alle Spalten aus Domain 1 und 2 in der Ergebnisliste. Sie können in SuccessFactors genau zwei Dinge einstellen: Die Art des Joins (Inner Join oder Left Outer Join) sowie jeweils das Feld pro Domain, über das die Verknüpfung erfolgen soll.

Bei einem Inner Join wird nur die Schnittmenge zwischen beiden Domains angezeigt. Wenn zu einem Eintrag (= eine Zeile) der ersten Domain kein zugehöriger Eintrag der zweiten Domain gefunden wurde, dann erscheint die Zeile nicht in der Ergebnisliste. Ebenso wird kein Eintrag in der Ergebnisliste angezeigt, wenn zu einem Eintrag der zweiten Domain kein passender in der ersten Domain gefunden wird.

Beim Left Outer Join ist die erste Domain führend. Das bedeutet, dass immer alle Zeilen in der Ergebnisliste angezeigt werden, ob nun ein passender Eintrag in der zweiten Domain gefunden wird oder nicht. Wenn ein passender Eintrag existiert, wird die Zeile entsprechend mit den neuen Informationen angereichert. Wird kein Eintrag gefunden, wird die Zeile dennoch angezeigt. Allerdings bleiben die neuen Spalten (die mit der zweiten Domain hinzugefügt wurden) leer.

Ausblick

Nachdem die Konfiguration abgeschlossen ist und der Report gespeichert wurde, erscheint der Report im Report Center. Den Tabellen-Bericht können Sie nun ausführen oder alternativ exportieren. In meinem nächsten Blog-Beitrag werden ich die Export-Funktionen im Report Center näher betrachten und erläutern. Haben Sie zum Blog-Beitrag noch Fragen? Gerne können Sie mich kontaktieren oder den Blog-Beitrag kommentieren! In diesem Zusammenhang kann ich Ihnen außerdem unsere Reporting-Schulung für Administratoren empfehlen.

Markus Wolle

Markus Wolle

Mein Name ist Markus Wolle und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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