5 Tipps für Ihre Selbstorganisation mit Standard-Tools
Kennen Sie das: Ihr E-Mail Postfach platzt aus allen Nähten, von allen Seiten bekommen Sie Anfragen und Aufgaben zugewiesen und Sie wissen gar nicht, wo sie anfangen sollen? Ja? Dann haben Sie wahrscheinlich die gleichen Schwierigkeiten in der Selbstorganisation wie ich bis vor kurzem noch hatte.
Orga?
Anfang letzten Jahres hat für mich ein neues Projekt gestartet, bei dem ich den Support von acht verschiedenen Anwendungen verantwortet und operativ durchgeführt habe. Mit jeder Anwendung gehen viele verschiedenen Ansprechpartner, Dienstleister, interne oder externe Betreuer einher. Mein E-Mail-Postfach füllte sich gefühlt jede Sekunde mit zusätzlichen Aufgaben, Anfragen oder einfach nur Statusinformationen. Eine Weile ging dies noch ganz gut. Doch ziemlich schnell wurde mir klar, dass ich nicht mehr den Überblick darüber habe, welche Aufgaben offen sind, von wem diese bearbeitet werden oder unter welcher Priorität diese überhaupt bearbeitet werden sollten. Für mich stand fest, dass sich an meiner Orga etwas ändern muss.
Da ich mich im Kundensystem bewegt habe, war die Auswahl an Tools begrenzt. Daher habe ich bei der Umgestaltung meiner Orga ausschließlich auf Office-Anwendungen gesetzt. Die Essenz der neu aufgestellten Selbstorganisation möchte ich Ihnen mit folgenden Tipps mitgeben.
5 Tipps in der Selbstorganisation
1. Prio-Outlook-Order anlegen
Um die Flut an Mails zu bewältigen empfiehlt es sich Aufgaben-Ordner mit verschiedenen Prioritäten anzulegen. In meinem Fall habe ich drei Ordner angelegt: Low, Middle, High. Alle Mails, die reingekommen sind, habe ich kurz gesichtet und in einer der entsprechenden Ordner geschoben. Diese Ordner gehe ich mehrmals am Tag durch und beginne natürlich mit den Mails in dem High-Prio-Ordner.
2. Archiv-Outlook-Ordner anlegen
Viele Mails geben einfach nur Status-Infos wieder, bei denen keine Handlung nötig ist. Im Szenario des Anwendungssupports bietet es sich an, für jede Applikation einen eigenen Archiv-Ordner anzulegen, wo Sie die themenspezifischen Mails ablegen und bei Bedarf schnell zugreifen können. Dieses Prinzip lässt sich ebenso auf andere Szenarien oder Verantwortungsgebiete anwenden.
3. Inbox täglich leeren
Damit ist nicht gemeint, dass Sie Ihre Inbox löschen sollen. Vielmehr resultiert das konsequente Anwenden von Tipp 1 und 2 darin, dass Ihre Inbox am Ende des Tages leer ist und Ihnen klar ist was noch zu tun ist und mit welche Prio diese Aufgaben angegangen werden müssen. Löschen ist aber dennoch erlaubt. Nicht jede Info, jede Absprache muss in den Archiv-Ordner geschoben werden. Am Ende liegt die Entscheidung bei Ihnen.
4. Task-Liste anlegen
Ihr Email-Postfach haben Sie nun erfolgreich geordnet, allerdings ist die Einteilung grob-granular und als Tool für die weitere Planung und das Tracken der Aufgaben nicht optimal. In OneNote habe ich mir eine Task-Liste angelegt, basierend auf allen Anfragen, egal ob Outlook, per Telefon oder auf persönlichem Wege. Jeden Task habe ich priorisiert und entsprechend den Aufwand geschätzt sowie wichtige Informationen eingetragen:
5. Detail-Liste mit Protokollierung
Um den Überblick über alle Anwendungen zu behalten und um auch jederzeit auskunftsfähig über die verschiedenen Themen pro Anwendung zu sein, habe ich mir pro Anwendung eine weitere Detail-OneNote-Seite angelegt. Diese ist nach den verschiedenen offenen Themen strukturiert. Pro Thema gibt es eine Tabelle, in der der Fortschritt protokolliert wird. Diese detaillierte Protokollierung empfiehlt sich allerdings nur für größere Themen wie beispielsweise EU-DSGVO Entwicklung oder Cloud-Migration, die sich über mehrere Wochen und Monate erstrecken. Der große Vorteil an OneNote ist hier, dass Sie Ihre Mails ganz einfach per Drag & Drop in die Liste reinziehen und abspeichern können. Das funktioniert auch mit anderen Office-Formaten (z.B. Word).
Fazit
Mit den oben genannten Tipps können Sie Ihre Selbstorganisation auf eine neue Stufen heben. Die hier beschriebenen Tipps der Selbstorganisation basieren auf den Standard Office-Tools. Natürlich gibt es auch andere Tools auf dem Markt, die genauso oder sogar besser funktionieren. Welche Tools nutzen Sie? Teilen Sie Ihre Erfahrung mit uns!
