Tobias Schießl
 - 4. Oktober 2016

Informationsflut durch automatischen E-Mail-Versand

Wow, heute läuft es wirklich super. So gut kam ich schon lange nicht mehr voran. Wenn das so weitergeht, ist das neue Talentmanagement-Konzept morgen schon fertig. Und was das für ein Konzept wird! Die anderen werden begeistert sein!

Bing! Und schon wieder eine E-Mail. Ein Kollege besucht die gleiche Weiterbildung wie ich. Okay, was fange ich jetzt mit dieser Information an? Können wir vielleicht gemeinsam anreisen? Ach nein.. die Weiterbildung findet ja hier im Haus statt. So richtig weiß ich nicht, was mir diese E-Mail bringen soll. Kann ich Sie einfach löschen? Vermutlich schon. Na dann, mal zurück an die Arbeit. Wo war ich denn eigentlich gerade? Irgendwas mit Talentmanagement..

Kennen Sie dieses Szenario? Sie sind mit einer neuen und innovativen Idee beschäftigt und plötzlich kommt eine E-Mail rein. Auf einmal sind Sie mit den Gedanken wo anders. Nach dem Lesen der E-Mail wollen Sie weitermachen, wo sie aufgehört haben. Aber der tolle Gedanke, den Sie zuvor noch hatten, ist auf einmal verschwunden. Wenn dem so ist, sollten Sie sich vermutlich einmal mit dem Thema Informationsflut in Ihrem Unternehmen auseinandersetzen.

Was bedeutet Informationsflut?

Verstehen Sie mich nicht falsch – ich möchte keinesfalls sagen, dass automatisch generierte E-Mails schlecht sind. Ebenso will ich nicht sagen, es sei schlecht, dass uns riesige Mengen an Informationen jederzeit auf Abruf zur Verfügung stehen. Es hat unzählige Vorteile, dass Wissen nur einen Knopfdruck entfernt ist. Informationen sind zwingend erforderlich, denn sie stellen die Grundlage für unsere Entscheidungen dar. Zu viel des Guten bringt aber – wie so oft – Nachteile mit sich. In diesem Fall sprechen wir von einer Informationsflut.

Einige dieser Nachteile sind beispielsweise:

  • Produktivitätsverlust: Sie werden ständig aus Ihrem Arbeitsfluss gerissen
  • Informationslärm: Sie springen von einer Neuigkeit zur nächsten und kommen daher nie zur Ruhe
  • Zeitverlust: Sie verlieren sich in Details und damit auch die Orientierung in der Flut von Informationen
  • Reflexion: Durch den ständigen Wechsel zwischen Infos können Sie keine vollständig verarbeiten
  • Stress: Aus Angst, etwas wichtiges zu verpassen, erhöht sich Ihr Stress-Level

 

Was können Sie gegen die Informationsflut tun?

Zunächst sollten Sie natürlich die Ursache der Informationsflut ermitteln. Stellen Sie dich dafür folgende Fragen:

  • Welches System ist für den Versand der ganzen E-Mails verantwortlich?
  • Warum werden diese versendet?
  • Sind die E-Mails wirklich notwendig?

Wenn Sie die letzte Frage mit Nein beantwortet haben, dann können Sie vermutlich guten Gewissens einige E-Mails deaktivieren. In der Regel bieten Ihre IT-Systeme hierfür bereits einige Möglichkeiten. Oft sind diese auch nicht schwer zu finden und nur wenige Klicks entfernt. Mitunter ist es sogar möglich, dass Anwender selbst festlegen können, welche E-Mails sie erhalten möchten und welche nicht. Falls das System eine solche Möglichkeit nicht bietet, sprechen Sie mir Ihrer IT-Abteilung. Ich bin mir sicher, dass sie das System gut genug kennt, um die passende Einstellung vorzunehmen oder alternativ einen Workaround zu finden.

Schluss mit zu viel Informationen! - Dämmen Sie die Informationsflut ein

Schluss mit zu viel Informationen! – Dämmen Sie die Informationsflut ein

Ein konkretes Beispiel zur Eindämmung der Informationsflut

Ich möchte Ihnen gerne ein kleines Beispiel nennen, in dem Sie sehen, wie Sie aktiv gegen die Flut von E-Mails vorgehen können. Konkret geht es in diesem Beispiel um die SAP Learning Solution, dem on Premises Lernmanagementsystem der SAP.

Hier ist es so, dass bei bestimmten Ereignissen automatisch Korrespondenzen an Teilnehmer, Referenten und Manager versendet werden. Um möglichst alle Anwendungsfälle abzudecken, hat die SAP eine Vielzahl solcher Ereignisse vordefiniert. Prinzipiell ist dies ein sinnvoller Gedanke, allerdings möchte nicht jedes Unternehmen bei allen Ereignissen E-Mails versenden. Beispielsweise werden Korrespondenzen an die Teilnehmer versendet, wenn nach dem Anlegen eines Trainings die Kapazität geändert wird.

Nun stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  • Müssen meine Mitarbeiter bei diesem Ereigniss benachrichtigt werden?
  • Stellt es einen Mehrwert dar, wenn Mitarbeiter über Änderungen der Teilnehmerzahl informiert werden?

Howto: Korrespondenzen in SAP Learning deaktivieren

Howto: Korrespondenzen in SAP Learning Solution deaktivieren

In diesem Howto erfahren Sie mehr über die SAP Note 2027642.

Wenn Sie die genannten Fragen jedoch mit Nein beantwortet haben, dann hat die SAP selbst hierfür eine Lösung vorbereitet. Die SAP Note 2027642 bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, das Verhalten der Anwendung im Customizing einzustellen. Durch das Einspielen der Note wird ein neuer Schalter angelegt. Mit diesem können Sie den Versand der Korrespondenzen aktivieren oder deaktivieren. So dämmen Sie die Informationsflut ein – Und das mit nur einem Klick!

Wenn Sie weitere Informationen zur genannten SAP Note suchen, können Sie gerne das beiliegende How-To nutzen. Dieses steht Ihnen bei Interesse kostenlos zum Download zur Verfügung.

Tobias Schießl

Tobias Schießl

Mein Name ist Tobias Schießl und ich bin begeisterter SAP Consultant im Bereich Mobility. Gerne unterstütze ich Sie bei den Themen mobile Infrastrukturen und App-Entwicklung mit SAPUI5 oder Neptune.

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