Anforderungsanalyse zu SAP Learning Solution – Auswertung Teil 2
Nachdem ich Sie in meinem letzten Beitrag (Anforderungsanalyse zu SAP Learning Solution - Auswertung Teil 1) über das Weiterbildungsangebot der teilnehmenden Unternehmen informiert habe, wird es in diesem zweiten Teil um die konkreten Prozesse gehen.
Da dies an sich ein sehr umfangreiches Themengebiet ist, konzentriere ich mich zunächst auf die Buchung sowie den Genehmigungsprozess und die Stornierung. Die Bewertung von Weiterbildungsmaßnahmen, die Auswahl von passenden Maßnahmen für Mitarbeiter und der Umgang mit externen Weiterbildungen wird im folgenden Beitrag thematisiert.
Zentrale Buchung oder Selbstbuchung der Mitarbeiter?
Buchungsprozess: Zentrale Buchung oder Selbstbuchung der Mitarbeiter?
Die Anforderungsanalyse hat gezeigt, dass die Buchung in den meisten Unternehmen (64%) sowohl durch die Mitarbeiter selbst, als auch durch eine oder mehrere zentrale Stellen erfolgt. Dabei handelt es sich entweder um den Vorgesetzten oder die Personalentwicklungsabteilung. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn, wie beispielsweise in produzierenden Unternehmen, nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf einen Rechner haben. Eine zentrale Buchung ist dann die einzige Möglichkeit, um Weiterbildungsmaßnahmen dieser Mitarbeiter ebenfalls im System zu erfassen.
Ein nicht vorhandener Rechnerzugang hat jedoch noch weitere Auswirkungen auf den Ablauf des Lernprozesses. Auch eine Stornierung oder die Bewertung von Weiterbildungsmaßnahmen ist in diesem Fall nicht möglich. Dementsprechend ist der Verwaltungsaufwand für Administratoren höher, da zum Beispiel papierbasierte Bewertungen nachträglich digitalisiert werden müssen. Wenn in Unternehmen nur eine zentrale Buchung Anwendung findet, wie es in der Anforderungsanalyse bei 27% der Unternehmen der Fall war, liegt das in der Regel daran, dass das eingesetzte LMS kein Frontend für die Selbstbuchung der Lerner bereitstellt. Ein Beispiel für ein solches System ist das SAP Veranstaltungsmanagement.
Schlussfolgerung: Auch wenn eine Selbstbuchung des Administrationsaufwand verringert, ist die zentrale Buchung ein wichtiger Anwendungsfall. Ein LMS sollte daher auch hierfür eine einfach und intuitiv zu bedienende Schnittstelle anbieten.
Genehmigungsprozess – Statisch oder Dynamisch?
Verwendung eines Genehmigungsprozesses bei der Selbstbuchung von Mitarbeitern
Wie zu sehen ist, verwenden nahezu alle Unternehmen (über 90%) in der ein oder anderen Weise einen Genehmigungsprozess, selbst wenn dieser, wie oben zu sehen ist, nur informell stattfindet. Informell beschreibt in diesem Fall, dass eine mündliche oder schriftliche Absprache mit dem jeweiligen Genehmiger erfolgt. Ein durch ein System unterstützter Workflow findet dabei keine Anwendung. Ziel des Genehmigungsprozesses ist es immer, die sinnvolle Verwendung des Bildungsbudgets zu kontrollieren und den Betriebs aufrechtzuerhalten. Die Analyse hat gezeigt, dass Letzteres insbesondere bei produzierenden Unternehmen wichtig ist – Es wäre problematisch, wenn alle Mitarbeiter, die eine bestimmte Qualifikation besitzen, gleichzeitig auf einer Weiterbildung sind.
Dies zeigt außerdem, dass bei der Planung von Weiterbildungsmaßnahmen die Personaleinsatzplanung zu berücksichtigen ist. Ein LMS sollte daher im Idealfall Integrationsmöglichkeiten hierfür bieten.
Die Bezeichnung „dynamisch“ in der oben dargestellten Abbildung bezieht sich in dieser Anforderungsanalyse auf die Genehmigerfindung. Während bei einem statischen Genehmigungsprozess klar gesagt werden kann, wer der Genehmiger eines Antrags ist (beispielsweise der direkte Vorgesetzte oder die Personalabteilung), ist dies bei dynamischen Prozessen nicht gegeben. Hier kann es je nach Abteilung oder Standort eines Unternehmens andere Genehmigungsprozesse geben. Diese können zudem auch von der Trainingsform oder den entstehenden Kosten abhängig sein. Eine solche Dynamik wird aktuell von den wenigsten LMS unterstützt und stellt somit eine potentielle Möglichkeit zur Verbesserung dar.
Schlussfolgerung: Dynamische Genehmigungsprozesse werden von vielen LMS noch nicht ausreichend unterstützt – Potential für die Zukunft.
Stornierung – Ja oder Nein? Mit oder ohne Frist?
Möglichkeit zur Stornierung von gebuchten Weiterbildungsmaßnahmen
Bei den meisten Unternehmen (insgesamt 84%) ist es den Mitarbeitern möglich, einmal gebuchte Trainings selbstständig wieder zu stornieren. Dabei gilt jeweils, dass der direkte Vorgesetzte über die Stornierung informiert wird. Die Einschränkung, eine Stornierung nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor dem Training zu erlauben, wurde in der Anforderungsanalyse mit finanziellen Aspekten begründet. Erfolgt die Stornierung zu spät, ist bei externen Seminaren oft keine vollständige Kostenrückerstattung mehr möglich. Auch bei internen Seminaren kann es vorkommen, dass diese aufgrund von vielen kurzfristigen Stornierungen noch abgesagt werden müssen, wodurch ebenfalls Kosten entstehen (beispielsweise für eingekaufte Referenten).
Ist der Zeitpunkt, bis zu dem eine kostenfreie Stornierung noch möglich ist, verstrichen, kann die Stornierung in der Regel nur noch über die Personalabteilung beziehungsweise den Administrator erfolgen. Dies bedeutet also nicht, dass überhaupt keine Stornierung mehr möglich ist. Allerdings wird – den im Rahmen der Anforderungsanalyse erlangten Erkenntnissen zufolge – durch diesen Schritt die Hemmschwelle erhöht. Ein Anruf bei der Personalabteilung und das Nennen einer Begründung ist aufwendiger und unangenehmer, als das Klicken eines Buttons in einem Web-Frontend.
Schlussfolgerung: Mitarbeiter müssen viel Eigenverantwortung mitbringen, damit Weiterbildungen zum gewünschten Ergebnis führen. Ein entsprechende Lernkultur im Unternehmen kann hierzu beitragen.
Ausblick auf Teil 3 zur Auswertung der Anforderungsanalyse
Nach diesem zweiten Teil der Reihe haben Sie nun einen Überblick über angebotene Weiterbildungen und einen Teil der Prozesse in den teilnehmenden Unternehmen. Im nächsten Beitrag werde ich Sie, wie angekündigt, über die restlichen Prozesse informieren. Dazu zählen:
- Die Bewertung von Weiterbildungsmaßnahmen,
- Das Finden von passenden Maßnahmen für Mitarbeiter und
- Der Umgang mit externen Weiterbildungen.
Was sagen Sie dazu?
Wie ist Ihre Meinung zu den dargestellten Schlussfolgerungen? Stimmen Sie diesen zu oder sind Sie anderer Meinung? Haben Sie vielleicht weitere Fragen zu den Ergebnissen? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen. Ich freue mich auf Ihr Feedback!
