Anforderungsanalyse zu SAP Learning Solution – Auswertung Teil 3
Im letzten Beitrag (Anforderungsanalyse SAP Learning Solution - Teil 2) habe ich Sie über einige Lernprozesse in den teilnehmenden Unternehmen informiert. Unter anderem ging es um die Genehmigung und Stornierung von Weiterbildungsmaßnahmen.
Dieses Bild werde ich in diesem Beitrag vervollständigen, indem ich auf weitere relevante Lernprozesse eingehe. Speziell geht es um die folgenden Themen:
- Bewertung von Weiterbildungsmaßnahmen
- Finden von passenden Maßnahmen für Mitarbeiter
- Umgang mit externen Weiterbildungen
Bewertung von Weiterbildungsmaßnahmen
Bewertung von Weiterbildungsmaßnahmen
Hier sei zunächst erwähnt, dass die dargestellten Zahlen den Wunschzustand der befragten Unternehmen widerspiegeln. Das bedeutet, dass der Prozess im Idealfall so aussehen sollte, wie oben angegeben. In der Realität ist dies aber teilweise nicht der Fall, da der Aufwand für die Umsetzung teilweise zu groß ist. Dies trifft insbesondere auf die nachgelagerte Wirksamkeitsanalyse zu, da eine manuelle Organisation hier einen enormen Mehraufwand für die Trainingsadministratoren darstellen würde.
Das eindeutigste Ergebnis dieser Auswertung ist, dass in 100% der befragten Unternehmen der Mitarbeiter eine absolvierte Weiterbildungsmaßnahme bewertet. Hier geht es darum, die Zufriedenheit bezüglich des Veranstaltungsorts und der Organisation beziehungsweise bezüglich des Referenten und der Inhalte zu erfassen. Bei der Auswertung dieser Angaben zeigen sich dann gegebenenfalls Verbesserungspotentiale im Hinblick auf die Gestaltung von Weiterbildungsangeboten.
Die übrigen Antworten zeigen, dass die Anwendung eines vollständigen Kirkpatrick-Verfahrens, welches unter anderem eine vorgelagerte Überprüfung des Wissens erfordern würde, in den wenigsten Unternehmen (ca. 20%) gewünscht ist. Häufig findet noch nicht einmal eine Besprechung der Lernziele statt. Stattdessen wird insbesondere die nachgelagerte Wirksamkeitsanalyse als ein Teilaspekt dieses Verfahrens gewünscht (insgesamt 83%). Diese wird oft auch als Bildungscontrolling bezeichnet. Hier geht es darum, dass nach einer bestimmten Zeit die Umsetzung des Gelernten in die Praxis beurteilt wird. Wie das Diagramm zeigt, soll dies in den meisten Unternehmen von Mitarbeiter und Führungskraft gemeinsam beurteilt werden.
Zuletzt sei noch gesagt, dass eine Bewertung der Leistung eines Mitarbeiters bei einer Weiterbildung so gut wie gar nicht gewünscht ist (4%). Weder der Referent, noch die Führungskraft des Mitarbeiters sollen eine solche Bewertung vornehmen. Dies wird auch dadurch untermauert, dass eine nachgelagerte Wirksamkeitsanalyse durch die Führungskraft allein überhaupt nicht gewünscht wurde.
Schlussfolgerung: Bildungscontrolling ist ein wichtiger Faktor bei der betrieblichen Weiterbildung. Je mehr Möglichkeiten das LMS hierfür bietet, desto besser.
Finden von passenden Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter
Information der Mitarbeiter über passende Weiterbildungsmaßnahmen
Wie zu sehen ist, sind die beiden häufigsten Mittel, um Mitarbeiter über Weiterbildungsangebote zu informieren, persönliche Gespräche (65%) und das Lernportal (60%). Gespräche beziehen sich dabei in der Regel auf regelmäßig (meist jährlich) stattfindende Mitarbeitergespräche mit der jeweiligen Führungskraft. Hier wird dann der Weiterbildungsbedarf analysiert und entsprechende Maßnahmen ausgewählt. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn nicht jeder Mitarbeiter selbst Zugang zu einem Rechner hat und damit auf das gegebenenfalls vorhandene Lernportal zugreifen kann.
Wenn kein Lernportal zur Verfügung steht, wird das Weiterbildungsangebot in der Regel im Intranet veröffentlicht (43%). Es mag dagegen erstaunlich sein, dass immer noch fast ein Drittel der befragten Unternehmen das Weiterbildungsangebot in Form von Printmedien verteilen. Diese Zahl ist allerdings ebenfalls unter der Prämisse zu sehen, dass einige LMS kein Lernportal anbieten und teilweise nicht alle Mitarbeiter Zugang zu einem Rechner haben. In diesem Fall sind Printmedien neben persönlichen Gesprächen häufig die einzige Möglichkeit, um die Mitarbeiter überhaupt über angebotene Weiterbildungsmaßnahmen zu informieren.
Andere Möglichkeiten abseits der gerade genannten haben, wie im oben dargestellten Diagramm zu sehen ist, kaum praktische Relevanz.
Schlussfolgerung: Digitalisierung liegt im Trend, ersetzt allerdings nicht die klassischen Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen.
Umgang mit externen Seminaren
Umgang mit externen Seminaren
Der Umgang mit externen Seminaren ist eine wichtige Frage, mit der sich Unternehmen befassen sollten, denn wie das Diagramm zeigt, ist es für über 85% der Unternehmen ein relevanter Anwendungsfall. Häufig ist es praktisch nicht möglich, alle erforderlichen Weiterbildungsmaßnahmen intern anzubieten. Daher sind externe Seminare zwingend erforderlich, um alle erforderlichen Qualifikationen abdecken zu können.
- Es ist als positiv herauszustellen, dass in keinem Unternehmen eine Beantragung in Papierform erfolgt.
- In etwa einem Fünftel der Unternehmen erfolgt die Beantragung noch telefonisch oder per E-Mail.
- Über 60% setzen bereits auf Online-Formulare. Diese sind teilweise in das LMS direkt integriert oder werden davon losgelöst bereitgestellt, beispielsweise im Intranet.
Als Begründung für die telefonische Beantragung wurde mitunter genannt, dass hierdurch offene Fragen schneller beantwortet werden könnten. Aus diesem Grund besteht in den besagten Unternehmen auch aktuell kein Bestreben, diesen Prozess zu ändern. Wer die Beantragung eines solchen externen Seminars vornimmt, konnte, basierend auf den Ergebnissen der Anforderungsanalyse, nicht eindeutig ermittelt werden. In einigen Unternehmen ist dies Führungskräften vorbehalten, die dann Seminare für ihre Mitarbeiter beantragen. In anderen wiederum beantragen die Mitarbeiter selbst die benötigten Weiterbildungen.
Auch im Hinblick auf die vom Lerner oder der Führungskraft bereitgestellten Informationen variiert das Ergebnis. Während teilweise nur die benötigte Qualifikation bei der Personalabteilung angegeben wird, woraufhin diese dann ein passendes Weiterbildungsangebot heraussucht und alle weiteren organisatorischen Schritte einleitet, liefert der Mitarbeiter in anderen Unternehmen alle benötigten Informationen selbst.
Diese Beantragung erfolgt teilweise über Online-Formulare oder soll in Zukunft über solche erfolgen (61%). Mitunter werden diese außerdem durch Workflows unterstützt, um notwendige Schritte zu automatisieren (48%). Dabei ist es das Ziel, dass die eingegebenen Daten dazu verwendet werden, um eine Weiterbildungsmaßnahme im System halb- oder vollautomatisch anzulegen. Die verschiedenen Möglichkeiten sind nachfolgend noch einmal im Detail erklärt:
- „Mit Workflow und manuellem Anlegen im System“ (22%): Manuell bedeutet in dem Fall, dass ein Administrator zunächst die Daten noch kontrolliert und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen kann. Auch hier wird der Verwaltungsaufwand bereits deutlich reduziert.
- „Mit Workflow und automatischem Anlegen im System“ (26%): Automatisch bedeutet, dass die Weiterbildungsmaßnahme ohne das Eingreifen eines Administrators angelegt wird.
- „Ohne Workflow“ (13%): Diese Variante verzichtet auf sämtliche Automatismen. Dem Administrator werden hier nur die eingegebenen Daten zur Verfügung gestellt. Alles Weitere wird dann manuell gemacht.
Schlussfolgerung: Ein gut durchdachter Prozess für die Erfassung externer Seminare kann den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren und die Personalabteilung entlasten.
Ausblick auf Teil 4 der Auswertung
Im nächsten Beitrag werde ich Sie darüber informieren, welche Funktionalitäten die eingesetzten LMS bieten und welche davon genutzt werden. Bleiben Sie also gespannt!
Was sagen Sie dazu?
Wie immer freue ich mich über Ihr Feedback zu den in diesem Beitrag vorgestellten Ergebnissen. Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar und erzählen Sie mir, wie es sich in Ihrem Unternehmen verhält. Oder schreiben Sie mir eine Mail an kellmann@innotalent.de.
