Anforderungsanalyse zu SAP Learning Solution – Auswertung Teil 4
Nachdem ich in meinen vorherigen Beiträgen über die Thematik der Lernprozesse geschrieben habe (Anforderungsanalyse SAP Learning Solution - Teil 2 und Teil 3), möchte ich nun auf die von einem LMS angebotenen Funktionen eingehen und darstellen, wie diese genutzt werden.
Insbesondere wird es dabei um die folgenden Themen gehen:
- Qualifikationsmanagement
- Personalisierung des Lernportals
- Automatisierung der Prozesse
- Integration mit anderen Systemen
Qualifikationen und deren Abbildung im System
Einsatz eines Systems zur Unterstützung des Qualifikationsmanagements
Die Anforderungsanalyse hat gezeigt, dass der Einsatz eines Qualifikationsmanagements nicht als selbstverständlich vorausgesetzt werden sollte. Über 50% der Unternehmen setzen ein solches Qualitätsmanagement ein. Positiv hervorzuheben ist, dass in diesem Fall stets auch eine Integration in das eingesetzt LMS erfolgt. Dies bedeutet, dass Qualifikationen beispielsweise als Voraussetzung für bestimmte Weiterbildungsmaßnahmen definiert werden können oder, dass im Rahmen von Fortbildungen erworbene Qualifikationen automatisch in den Personalstammsatz des Mitarbeiters übertragen werden.
Die Kategorie “Teilweise” bezieht sich darauf, dass nicht alle angebotenen Funktionalitäten des Systems im Hinblick auf das Qualifikationsmanagement verwendet werden. Bei den drei Unternehmen, welche überhaupt kein Qualifikationsmanagement einsetzen, wurde dies damit begründet, dass der Aufwand für die Pflege eines Qualifikationskatalogs zu groß sei oder das Unternehmen zu dezentral organisiert ist, als dass ein einheitlicher Qualifikationskatalog erstellt werden könnte.
Umgang mit auslaufenden Qualifikationen
Im Zusammenhang mit Qualifikationen ist es auch wichtig, ob diese nach einer gewissen Zeitspanne auslaufen. Sollte dies der Fall sein, ist es relevant, wie das System damit umgeht. Wie im Diagramm zu sehen ist, wünschen sich über 50% der im Rahmen der Anforderungsanalyse befragten Unternehmen eine automatische Erinnerungsfunktion für diesen Fall. Dies ist sehr gut nachvollziehbar, denn Qualifikationen sind oft auch aufgrund von gesetzlichen oder unternehmensinternen Vorgaben zu erwerben und zu halten. Hierzu zählen beispielsweise Arbeitssicherheitsschulungen. Um rechtzeitig vor dem Auslauf einer Qualifikation eine passende Requalifizierungsmaßnahme ergreifen zu können, ist eine fristgerechte Information von Seiten des Systems eine große Hilfe. Das Risiko, auslaufende Qualifikationen zu spät zu erkennen, sinkt damit erheblich. Viele LMS bieten daher eine solche Funktionalität an, allerdings trifft das nicht auf alle Systeme zu.
Schlussfolgerung: Eine möglichst einfache und umfassende Verwaltung von Qualifikationen ist ein wichtiges Kriterium für ein LMS, mit dessen Hilfe der Nutzen des Systems maximiert werden kann.
Möglichkeiten zur Personalisierung
Personalisierungsmöglichkeiten
Um zu verdeutlichen, was genau in dieser Anforderungsanalyse mit Personalisierung gemeint ist, werden die letzten beiden Antwortmöglichkeiten zunächst kurz erläutert. “Amazon” bezieht sich auf die Funktion der Amazon-Website, Käufern andere Produkte zu empfehlen, die andere Käufer des gleichen Artikels ebenfalls kauften. Übertragen auf Weiterbildungen bedeutet dies, dass im Lernportal andere Maßnahmen vorgeschlagen werden, die andere Lerner ebenfalls besuchten. “Tell a Friend” beschreibt eine Vorschlagsfunktion. Lerner sollen im Lernportal die Möglichkeit erhalten, ihren Kollegen ein bestimmtes Training zu empfehlen. Diese werden dann über das Lernportal oder per E-Mail über den Vorschlag informiert und können entscheiden, ob sie Interesse haben, an der Weiterbildung teilzunehmen.
Wie jedoch zu sehen ist, spielt das Thema Personalisierung in den wenigsten Unternehmen eine Rolle. Drei Viertel aller befragten Unternehmen gaben in der Anforderungsanalyse an, dass sie hierfür überhaupt keine Ansätze verfolgen. Die übrigen Teilnehmer wünschen sich nur vereinzelt einige Möglichkeiten, um das Weiterbildungsangebot zu personalisieren.
Schlussfolgerung: Personalisierung ist, im Gegensatz zu anderen Funktionen, deutlich weniger relevant für ein LMS. Bestenfalls wird sie als “nice to have” bezeichnet.
Prozessautomatisierung durch das LMS
Automatisch ausgelöste Abläufe
Automatismen werden heutzutage an vielen Stellen gewünscht, um den Administrationsaufwand zu verringern und Systeme insgesamt anwenderfreundlicher zu gestalten. Gleiches gilt auch für Lernmanagementsysteme, wie die obige Abbildung zeigt:
- Die beiden im Rahmen der Anforderungsanalyse am häufigsten gewünschten Automatismen sind eine Erinnerungsfunktion für auslaufende Qualifikationen (70%) und anstehende Trainings (40%).
- Gefolgt werden diese von der automatischen Einschreibung von Mitarbeitern zu Pflichtveranstaltungen und der Kalender-Integration (jeweils 25%).
Verwendung von Korrespondenzen
Ein weiterer Fall von Automatisierung, der im Diagramm allerdings nicht mit dargestellt ist, sind Korrespondenzen. Deren Verwendung wurde durch eine eigene Frage ermittelt. In der Anforderungsanalyse wurde deutlich, dass Korrespondenzen in nahezu jedem Unternehmen (96%) relevant sind. Es geht darum, Lerner, Administratoren oder Referenten automatisch über die Abläufe und Ereignisse im LMS zu informieren. Auch hierdurch wird der Verwaltungsaufwand weiter reduziert.
Schlussfolgerung: Möglichkeiten zur Automatisierung der Prozesse sollte jedes LMS bieten, allerdings mit der Option, die Automatismen zu deaktivieren.
Integrationsmöglichkeiten eines LMS
Integration des LMS in andere Systeme
Am häufigsten erfolgt die Integration des LMS in die Personaladministration (90%) und das Organisationsmanagement (76%). Dies umfasst beispielsweise die automatische Übertragung von Qualifikationen nach absolvierten Weiterbildungsmaßnahmen, den Abgleich der vorhandenen Qualifikationen mit den erforderlichen Qualifikationen (Profilabgleich) und das Finden eines Genehmigers basierend auf der Organisationsstruktur.
Immerhin noch die Hälfte der befragten Unternehmen hat das LMS auch in das Rechnungswesen integriert, wobei der Datenaustausch hier oft nur halbautomatisch erfolgt. Dies bedeutet, dass die für die Rechnungserstellung benötigten Daten zwar im LMS verwaltet werden, ein Administrator die Daten dann aber manuell extrahiert und die Weiterleitung an die Buchhaltung anstößt. Dies lässt vermuten, dass die angebotenen Integrationsmöglichkeiten der LMS nicht den Anforderungen der Anwender entsprechen und somit Verbesserungspotential besteht.
Nahezu keine Rolle im Hinblick auf die Integration spielt dagegen die Zeiterfassung (14%). Die meisten befragten Unternehmen gaben bei der Anforderungsanalyse an, dass die Zeit, welche der Mitarbeiter mit Weiterbildungen verbringt, als reguläre Arbeitszeit gewertet wird. Dementsprechend wird diese Zeit auch nicht gesondert erfasst und eine Integration in die Zeiterfassung ist nicht notwendig.
Schlussfolgerung: Integrationsmöglichkeiten sind Grundvoraussetzungen für die Akzeptanz eines LMS. Jedoch müssen die Schnittstellen auch einfach einzurichten und zu bedienen sein, anderenfalls stellen sie keinen wirklichen Mehrwert dar.
Ausblick auf Teil 5 zur Auswertung der Anforderungsanalyse
Im fünften und letzten Teil dieser Reihe wird es abschließend um Themen gehen, die in keine der bisher behandelten Kategorien eingeordnet werden können. Dazu zählen beispielsweise die Verwaltung des Weiterbildungsbudgets oder die Gründe für den Einsatz eines LMS.
Haben Sie Feedback zu meinen Schlussfolgerungen?
Wenn Sie weitere Anregungen haben oder sich gerne ausführlicher über das Thema Lernmanagement unterhalten möchten, können Sie gerne mit mir in Kontakt treten. Hinterlassen Sie einen Kommentar oder schreiben mir direkt unter kellmann@innotalent.de.
