SAP E-Recruiting

SAP E-Recruiting umfasst alle elektronischen Instrumente, Medien und Softwaresysteme, die Personalabteilungen beim Prozess des Recruiting, also der Personalbeschaffung, unterstützen. Dabei geht es neben der Besetzung von Positionen auch um die weitere Entwicklung der Mitarbeiter/innen und ihre langfristige Bindung an das Unternehmen. Jede am Personalprozess beteiligte Personengruppe kann SAP E-Recruiting-Instrumente nutzen: Bewerber/innen, Personalabteilung, Fachabteilung, ggf. Personaldienstleister und Jobbörsen. Die wesentlichen Vorteile des E-Recruiting bestehen darin, dass sich die Daten- und Bewerberqualität erhöht, während das Unternehmen gleichzeitig Durchlaufzeiten und Kosten je Bewerbung reduziert.

In einer aktuellen Studie des Fraunhofer Instituts für Angewandte Informationstechnik (FIT) zusammen mit der Universität Bayreuth wurden Anforderungen und Präferenzen von HR-Professionals an das E-Recruiting untersucht. Vorteile gegenüber dem klassischen Verfahren lägen vor allem in einer leichteren Verfügbarkeit für die Bewerber, unmittelbarer Kommunikation und der Möglichkeit, eine viel breitere Zielgruppe (auch überregional) anzusprechen, inklusive systematischer Suchmöglichkeiten.

SAP HCM E-Recruiting vs. Cloud-Lösung Success Factors

SAP bietet im Bereich des E-Recruiting unterschiedliche Tools, hervorgegangen sowohl aus eigener Entwicklung wie auch Akquisitionen. Die klassische On-Premise-Software heißt SAP HCM E-Recruiting. Aus der Cloud beziehbar ist die Lösung Success Factors mit ihrem Recruiting-Modul. Beide Produkte lassen sich auch im Hybrid-Betrieb parallel nutzen, wobei die meisten Kunden nur eine der beiden Lösungen einsetzen, um die Kosten nicht unnötig zu erhöhen. Viele Anwender nutzen auch die Datenablage in der Cloud und überführen die Daten nur am Ende des Einstellungsprozesses in ihr eigenes System.

SAP HCM E-Recruiting als klassische On-Premise-Lösung im Bereich Personalverwaltung/Mitarbeiterentwicklung deckt die Prozesskette von der Planung und Budgetierung über Suche und Einstellung und darüber hinaus bis zum Halten der Mitarbeiter/innen im Unternehmen fast vollständig ab. Personalabteilungen können mit SAP HCM E-Recruiting sowohl klassisch Bewerber verwalten als auch eine moderne Personalführung aufsetzen und Beziehungen zu Bewerbern, potenziellen Kandidaten und Beschäftigten proaktiv aufbauen. Das Tool bietet große Konfigurationsmöglichkeiten, um individuell angepasst zu werden.

Der Auswahlprozess ist mit SAP E-Recruiting einheitlich und nachvollziehbar. Über das Modul wird in jeder Prozessphase ein enger Kontakt zu Bewerbern und Entscheidern geschaffen. Dies verkürzt die Zeitspanne zwischen der Identifikation des Personalbedarfs bis zur Einstellung des Kandidaten. Mit SAP E-Recruiting lassen sich Talent-Pools aufbauen, aus denen das Unternehmen später potenzielle Kandidaten für bestimmte Tätigkeiten auswählen können. Auch für das Nachfolgemanagement, d.h. die langfristig sichere Besetzung von Schlüsselpositionen, sind Talent-Pools ein geeignetes Mittel.

Die Lösung beinhaltet außerdem ein Online-Jobportal, das sich in die eigene Homepage integrieren lässt. So können sich Außenstehende auf unkomplizierte Weise bewerben. Im Portal tragen sie ihre Daten ein, die anschließend an SAP übertragen werden. Dort können die Entscheider Bewerbungen automatisiert screenen lassen und unmittelbar mit geeigneten Bewerber/innen Kontakt aufnehmen.

Seit 2012 ist SAP E-Recruiting in das SAP Shared Service (SCC) Framework für HR integriert. Das bedeutet, dass Recruiting-Aktivitäten, die bisher von Personalbeschaffern oder HR Business Partnern wahrgenommen wurden, nun vom SSC übernommen werden können. Service-Center-Mitarbeiter/innen starten SAP E-Recruiting-Tools entweder über das Navigations-Panel oder aus dem betriebswirtschaftlichen Kontext heraus und können im Auftrag von Personalbeschaffern direkt mit Bewerbern kommunizieren.

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Hilfreich und relativ einfach zu realisieren ist die Verknüpfung von SAP E-Recruiting mit anderen SAP HCM-Komponenten. So können durch eine Integration mit dem SAP Organisationsmanagement freie Stellen direkt aus diesem in den Recruiting-Prozess aufgenommen werden. Doppelerfassungen fallen ebenfalls weg durch eine Verbindung mit der SAP-Personaladministration. Dadurch lassen sich die Bewerberdaten bei der Einstellung automatisiert in die HCM-Stammdatenverwaltung übertragen. Durch eine Verzahnung mit dem SAP Employee Self Service-Portal steht den Beschäftigten ein internes Bewerbungsportal zur Verfügung, über das sie sich auf freie Positionen bewerben und gleichzeitig den Stand ihrer Bewerbung einsehen können.

SAP E-Recruiting Expertise-Seite

SAP E-Recruiting in der Cloud

Die Zukunft liegt für SAP auch beim E-Recruiting in der Cloud. Deshalb wird das Thema mehr und mehr über die Produktlinie Success Factors vorangetrieben, die als Software-as-a-Service auf Best-Practices basierende Standards bietet. Vorteile einer cloud-basierten HCM-Lösung sind die hohe Datensicherheit (AES-Verschlüsselung/Militärstandard), der hohe Aktualitätsgrad durch monatlich automatisches Ausrollen von Updates und die gute Erreichbarkeit durch mobilen Einsatz via Webbrowser. Hinzu kommen eine einfachere Administration, hohe Usability durch Responsive Design und ein flexibles Lizenzmodell.

Personalprozesse intuitiv bearbeiten

SAP hatte den US-amerikanischen Anbieter cloudbasierter Business-Execution-Software Success Factors 2012 übernommen und mit dessen Lösungen Recruiting, Bewerberverwaltung, Onboarding, Lernmanagement, Leistungsmanagement, Talentmanagement und Nachfolgeplanung die eigene Produktpalette im Bereich HR ergänzt. Die Cloud-Lösung bietet dem Anwender modernere Oberflächen, die allen Beteiligten eine intuitivere Prozessbearbeitung ermöglichen. Das Gartner Institute beschrieb SuccessFactors in seiner Magic Quadrant Studie 2015 als Lösung mit der breitesten und tiefsten Funktionspalette.

Langfristig wird SuccessFactors das On-Premise-basierte SAP HCM ablösen. Innovationen werden bereits nur noch im HR Cloud-Umfeld getätigt, Weiterentwicklungen von HR Renewal wurden eingestellt. Ab 2025 soll die Wartung laut aktueller Planung (Stand Ende 2017) für SAP HCM E-Recruiting aus der Wartung laufen; derzeit wird die Software weiterhin an Neukunden verkauft.

Fachkräftemangel erfordert Talentmanagement

Das Thema Talentmanagement erfährt im Personalmanagement-Umfeld eine immer größere Bedeutung. Grund ist der Fachkräftemangel, der es für Unternehmen schwieriger macht, die richtigen Beschäftigten zu finden, zu integrieren, zu fördern und langfristig an sich zu binden. Talent Management gehört deshalb zu den Kernfunktionen von Success Factors. Personalabteilungen können damit Prozesse wie die Nachfolgeplanung oder die Talententwicklung durchführen. Die digitale Transformation lässt sich mit Talent Management beispielhaft umsetzen. Die Abschaffung papierbasierter Prozesse stellt dabei allerdings nur den Anfang dar. Unternehmen müssen außerdem darüber nachdenken, wie Bewerber sie kontaktieren sollen, wie transparent Zielplanung einzelner Beschäftigter aussieht, wie dieser bewertet werden sollen u.v.m.

Module des SAP Talent Management mit Success Factors

Das Recruiting stellt den Start jedes Talentmanagements dar bzw. ist diesem vorgelagert. Denn bevor ein Kandidat sich auf eine Position bewirbt, hat er bereits eine Reihe verschiedener Schritte durchlaufen. Das Recruiting-Modul unterstützt bei der Auswahl der besten Talente für den zuvor definierten Personalbedarf sowie beim Schaffen der nötigen Aufmerksamkeit bei möglichen Bewerbern. Darin lassen sich Stellenanforderungsprofile erstellen, Bewerbungsprozesse strukturieren und Bewerbungsgespräche managen. Mit dem Onboarding-Modul wird der Einarbeitungsprozess begleitet; involviert sind der Einstellungsmanager, der neue Beschäftigte und ein Onboarding-Buddy, der bei Fragen zur Seite steht. Über ein Dashboard kann der neue Mitarbeiter direkt auf wichtige Kontaktdaten, Termine etc. zugreifen. Die Selbstbedienungslösung Employee Central dient der Stammdatenverwaltung; hier kann der Beschäftigte seine Personal- und Organisationsdaten selbst aktualisieren. Das Compensation-Modul enthält alle Prozesse zur Bezahlung. Das Vergütungsprofil als zentrales Element bildet für jeden Beschäftigten dessen Gehaltshistorie und -positionierung mit Empfehlungen ab.

Über das Modul Performance & Goals können Mitarbeiterziele erstellt und an die Unternehmensstrategie angepasst werden. Das Learning-Modul als Lernplattform verankert Schulungen in Zielen und lässt sich mit weiteren Modulen verknüpfen. Mit Succession and Development werden anhand von Organisationsdaten Nachfolge-Organigramme erstellt. Weitere Module sind SAP JAM als Kommunikations- und Kollaborationsplattform für die Mitarbeiter/innen und Workforce Analytics zur Erstellung von Berichten für sämtliche SuccessFactors-Module.



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