Workday ERP

Wie im IT-Umfeld allgegenwärtig, so verlagern sich auch im Bereich des Human-Resource-Information-Systems (HRIS) Aufgaben mehr und mehr in die Cloud.

Neben SAP mit SuccessFactors, steht der US-amerikanische Anbieter Workday exemplarisch für diesen Trend. Dessen modulartig aufgebaute Suite gehört mittlerweile zu den führenden Lösungen im HRIS-Umfeld. Mit seinem einheitlichen Design und der klaren Darstellung der Anwendungen hat Workday Kunden wie Google, Netflix oder TomTom bereits von sich überzeugt.

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Personalmanagement in der Cloud

Workday wurde 2015 vom ehemaligen Peoplesoft-Gründer Dave Duffield nach dem Verkauf von Peoplesoft an Oracle ins Leben gerufen. Unternehmensziel ist die Entwicklung ausschließlich Cloud-basierter Software für Finanzwesen und Human Resources. Als erste Anwendung kam im November 2016 „Workday Human Capital Management“ auf den Markt, ein Jahr später folgte „Workday Financial Management“ – ein neuartiges Modell zur Verwaltung von Umsätzen, Ressourcen und Finanzen. Mit der Veröffentlichung von Workday 10 im März 2010 etablierte der Hersteller sein Konzept eines integrierten, zentralen Stammdatensystem für Talentmanagement und Human Capital Management. Seit Oktober 2012 ist Workday an der New York Stock Exchange notiert. Zehn Jahre nach Gründung zählte das Unternehmen mehr als 700 Kunden und über 3.700 Beschäftigte weltweit.

Die Workday-Suite – „Power of 1“

Workday besteht aus insgesamt elf Modulen bzw. Teilprozessen, die feste Bestandteile der Suite und miteinander integriert sind. Ihre Vorteile spielt die Software-Suite am besten bei großen Mittelständlern und Großunternehmen mit über 1.000 Beschäftigten aus.

Die besonders starke Integration der einzelnen Module untereinander stellt Workday als sein zentrales Alleinstellungsmerkmal heraus. Basis ist das so genannte „Power of 1“-Konzept: Es gibt nur eine Version der Software, die jeder einsetzt. Die Software dient einer einheitlichen Anwender-Community und alle Module und Programme werden mit ein und derselben Programmiersprache entwickelt (Single Line of Code). Veraltete Releases und aufwändige Upgrades gibt es für Workday-Nutzer daher nicht, was für eine hohe Innovationsgeschwindigkeit sorgt. Dies ist auch der Fall bei anderen Cloudlösungen – einzigartig bei Workday ist jedoch die Umsetzung des Konzepts.

Module

Workday ERPExpertise-Seite

Personalmanagement

Das Personalmanagement-Modul deckt alle Anforderungen an das Personalmanagement in einer einzigen HR-Management-Lösung ab und ist auf beliebigen – auch mobilen – Endgeräten lauffähig. Regionsspezifische Angebote und Arbeitsverträge können damit automatisiert erstellt und Probezeiten, Tarifverträge, Kündigungsfristen sowie Vertragsdaten der Beschäftigten verwaltet und Betriebsräte in relevante Geschäftsprozesse eingebunden werden.

Personalanalyse

Mit dem Analyse-Modul verschafft sich der Anwender einen umfassenden Überblick über Beschäftigtendaten, kann Trends überwachen, Risiken identifizieren und Chancen erkennen. Kontextbezogene Reports und Dashboards werden der Führungskraft auf beliebigen Endgeräten angezeigt. So erhält sie unmittelbaren Einblick in wichtige Personalkennzahlen in Echtzeit, kann darin Drill-downs bis zur Transaktionsebene durchführen und direkt aus dem Report, Dashboard oder der Scorecard heraus entsprechende Maßnahmen starten.

Audits und interne Kontrollen

Audits und interne Kontrollen im Hinblick auf Konformität mit dem Sarbanes-Oxley Act sind in der Workday Suite über das Audit-Modul verankert. Compliance wird also von Beginn an in das Lösungs- und Prozessdesign eingeordnet, um mögliche geschäftliche Problempunkte abzudecken. Durch die integrierten Audit- und Kontrollmechanismen kann ein Unternehmen Sicherheits- und Managementkontrollen relativ einfach an seine operativen Ziele sowie Compliance- und Reporting-Anforderungen anpassen.

Personalplanung

Der Teilprozess Personalplanung schafft Transparenz über die aktuelle Personalsituation und dem zukünftigen Personalbedarf. Mit dem Planungsmodul erhält der HR-Sachbearbeiter oder die Führungskraft Überblick über Kompetenzen, Kosten, Mitarbeiterkategorien, Standorte und Leistung der Belegschaft. Wichtige Personalkennzahlen werden mithilfe von Scorecards kontrolliert und auf Basis dieser Informationen dynamische Headcount- und Stellenpläne erstellt sowie Personalumstrukturierungen, -optimierungen und Pläne für Fusionen und Übernahmen vorbereitet.

Recruiting

Das Recruiting-Modul bildet den Einstellungsprozess von Bewerber/innen anhand des Recruiting-Lebenszyklus ab. Es unterstützt Unternehmen von der strategischen Personalplanung bis zum Onboarding neuer Mitarbeiter/innen und vermittelt einen vollständigen Überblick über den gesamten Talent-Pool externer wie interner Kandidaten. Die Führungskraft kann mit dem Modul vom Smartphone/Tablet aus Kandidatenprofile prüfen, Feedback zu Einstellungsgesprächen geben, die nächste Person im Prozess benachrichtigen und weitere Maßnahmen einleiten.

Talentmanagement

Dieses Modul digitalisiert die Prozesse rund um die Talentförderung und -entwicklung. Die Kompetenzen jedes Beschäftigten können darüber beurteilt und dokumentiert sowie Karriereziele mittels kollaborativer Tools und Check-in-Gespräche gemeinsam definiert werden. Auch Nachfolgepläne für jegliche Positionen lassen sich über das Talentmanagement erstellen, verwalten und bewerten. Eine weitere wichtige Funktion ist die Identifizierung von Fluktuationsrisiken und -tendenzen, um abwanderungsgefährdete Leistungsträger langfristig an das Unternehmen zu binden.

Learning

Das Learning-Modul stellt eine vollumfängliche Systemumgebung für Lernmanagement und Weiterbildung  zur Verfügung. Kollaborative Lerninhalte (Peer-to-Peer), interaktive Medien und Learning-Management werden dort in einer einzigen Anwendung gebündelt. Die Inhalte lassen sich personalisiert für bestimmte Rollen, Stellenwechsel oder Phasen des Personallebenszyklus zusammenstellen.

Vergütung

Das Modul Vergütung organisiert die Vergütungsplanung im Unternehmen. Es bietet einen schnellen Überblick über die aktuellen Vergütungsdaten der Mitarbeiter/innen und zeigt in Echtzeit Anpassungen an diesen Daten. Kontextbezogene Analysen helfen dabei, bessere Vergütungsentscheidungen zu treffen.

Benefits

Das Modul „Benefits“ liefert den Beschäftigten eine Übersicht aller für sie relevanten Arbeitgeberleistungen. Führungskräfte können darüber eine beliebige Anzahl von Leistungsplänen, einschließlich Gesundheits-, Renten-, Versicherungs-, Wellness- und Flex-Optionen, entwerfen und implementieren sowie aktuelle Leistungen und die verursachenden Kosten einsehen.

Entgeltabrechnung

Das Workday-Modul für die Entgeltabrechnung beinhaltet eine leistungsstarke und einfach zu bedienende Engine für komplexeste Lohn- und Gehaltsabrechnungen aller Beschäftigten unabhängig von ihrem Standort. Bislang ist die Personalabrechnungsanwendung nur in den USA, Kanada, Großbritannien und Frankreich erhältlich. Für Unternehmen, die außerhalb dieser Länder Drittanbietersysteme einsetzen möchten (bzw. aus nationalen Anforderungen heraus müssen) oder die Mitarbeiter/innen in anderen Ländern beschäftigen, bietet der Hersteller zertifizierte und vorkonfigurierte Integrationslösungen zur Anbindung regionaler und lokaler Drittanbietersysteme an.

Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement

Das Zeitmanagement-Modul dient der Erfassung und Genehmigung von Arbeitszeiten, die sich damit von beliebigen Endgeräten aus erledigen lassen. Mitarbeiter/innen können in einem intuitiven Kalender Urlaubsansprüche einsehen. Führungskräfte erfahren, mit welchen Aufgaben ihre Teammitglieder beschäftigt sind und wie lange sie dazu benötigen. Das  Abwesenheitsmanagement unterstützt beim Dokumentieren und Erfassen von Urlaubsanträgen, -salden und -ansprüchen.

Vor- und Nachteile  

Der hohe Integrationsgrad der einzelnen Workday-Module und ihre ausschließliche Bereitstellung über die Cloud eröffnet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen: Es gibt aufgrund des „Power of 1“-Konzeptes keine Release-Updates und (oft zeitraubende) Wechsel auf Nachfolgeversionen, sondern neue Anwendungen oder neue Funktionen werden mit geringem Aufwand zur Verfügung gestellt. Ab einem mittleren Zeitraum sind die Administrationskosten geringer als bei On-Premise-Lösungen; der Anwender kann durch Integrationsmöglichkeiten zu Drittsystemen außerdem relativ einfach ein noch stärkeres System aufbauen.

Workday setzt darauf, dass der Anwender alle HR-Prozesse mit den eigenen Modulen abdecken kann – ein Grund, weshalb die Prozesse so gut untereinander agieren können. Die Kehrseite davon: Das Anbinden weiterer Third-Party-Tools zur Abbildung von HR-Prozessen ist eher schwierig und kann bei großen Datenmengen lange dauern. Im Bereich der Entgeltabrechnung versucht der Hersteller über seine Lösung „Workday Cloud Connect for Third-Party Payroll“ zu einer größeren Offenheit zu gelangen. Um andere HR-Systeme besser zu integrieren, bietet Workday außerdem seit geraumer Zeit „Workday Integration Cloud Connect“. Dabei handelt es sich um ein Portfolio vorgefertigter Konnektoren zu Lösungen und Diensten von Drittanbietern, die in der Workday-Cloud bereitgestellt werden. Mit zahlreichen Drittanbietern verwaltet Workday eine gemeinsame Roadmap, um sicherzustellen, dass die Integration aktuell bleibt.

Für den globalen Einsatz gedacht, ist Workday außerdem hauptsächlich auf die amerikanischen Unternehmensprozesse im HR zugeschnitten. Das kann mit Nachteilen für alle Länder verbunden sein, in denen die Unternehmen durch rechtliche Auflagen an strengere Prozesse oder Visualisierungen gebunden sind.

Tipps zur Einführung

Aktuell verwenden Unternehmen eher lokale, historisch gewachsene Lösungen. Bei der Einführung eines globalen Systems wie Workday sollte daher darauf geachtet werden, nicht alle lokalen Prozesse abzubilden, sondern diese vorerst zu harmonisieren. Idealerweise sehen die Zuständigen sich zunächst die Standardprozesse der Lösung an, hinterfragen darauf basierend die eigenen Prozesse und starten erst dann mit der Harmonisierung. Generell empfiehlt es sich, die abzubildenden Prozesse nicht zu komplex zu gestalten.

Die Einführung von Workday dauert in der Regel ein bis mehrere Jahre, wobei der Umfang von den abzubildenden Prozessen abhängt. Stets im Auge behalten sollten die Verantwortlichen, welche ggf. vorhandenen Systeme zu integrieren sind, mit welchen Synchronisationszeiten zu rechnen ist und wie der Datentransfer im Einzelnen funktioniert.

Wird die Workday-Suite vollständig genutzt, ist sie ein funktional äußerst breitgefächertes Human Resource Information System. Aktuell setzen viele Unternehmen nur eine (kleine) Auswahl der einzelnen Module ein. Die Unternehmensleitung sollte daher von Anbeginn verdeutlichen, dass sich nicht alle Vorteile der Lösung vom ersten Tage an erschließen. Der Nutzen wird jedoch umso deutlicher, je mehr Module hinzukommen und mit den bestehenden interagieren.

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